Управленческий учет и учет персонала: как они связаны?

Управленческий учет и учет персонала — это части единого процесса, конечной целью которого является обеспечение эффективного развития компании. О том, что важно помнить ответственным специалистам, чтобы обеспечить корректную взаимосвязь и взаимодействие данных видов учета, расскажем в нашей статье.

Как связаны между собой управленческий учет и учет персонала и в чем роль учета персонала на предприятии?

Управленческий учет — это система сбора и анализа информации о ключевых подсистемах жизнедеятельности фирмы. Управленческие отчеты необходимы руководству, чтобы оперативно реагировать на происходящие изменения как внутри компании, так и во внешней среде.

Такие отчеты, как правило, содержат различные показатели как экономического или финансового плана, так и какие-либо качественные значения, характеризующие, к примеру, изменения в налоговой системе страны (возрастание налогового бремени, возможность применения льгот и т. д.).

Учет персонала в фирме направлен на выполнение следующих задач:

• отслеживать корректность использования специалистами рабочих часов;
• контролировать следование практики фирмы штатному расписанию (т. е. следить, чтобы все должности и зарплаты работников соответствовали штатному расписанию и др.);
• следить за корректностью расчетов фирмы с персоналом, а также с налоговыми органами и фондами на предмет своевременного исполнения налоговых обязательств и обязательств по социальному страхованию работников.

Как видно из приведенных задач, основная задача учета персонала — следить за правильностью и своевременностью отражения изменений, происходящих в подсистеме функционирования компании.

Поэтому данные о расчетах с работниками, использовании фонда оплаты труда, следовании штатному расписанию и о движениях трудовых ресурсов так важны при подготовке сведений о положении дел в отделе, департаменте или фирме в целом. Другими словами, эти данные выступают в качестве основы при подготовке некоторых управленческих отчетов.

Еще больше действительно важной информации вас ждет в онлайн-курсе «Клерка» по управленческому учету: даем не только знания, но и документ о квалификации. Подробнее тут

Что важно помнить, чтобы корректно вести учет персонала?

При ведении учета персонала важно помнить, прежде всего, что каждый факт, происходящий в системе трудовых ресурсов, должен быть задокументирован. А именно: при приеме в штат работника (или увольнении) фирма должна сформировать приказ, после чего на каждого специалиста следует завести личное дело.

В таком личном деле фиксируется следующее:

• состав (опись) документов на специалиста (о приеме на работу, назначении на должность, переводе, отпуске и т. д.);
• анкета по учету кадров и дополнения к ней;
• в некоторых случаях — автобиография;
• копии документов, подтверждающих уровень образования специалиста (в том числе сертификаты о завершении различных курсов, повышении квалификации и т. д.);
• характеристики с предыдущих мест работы или письменные рекомендации;
• некоторые иные сведения (к примеру, о наличии научных публикаций).

Кроме того, по каждому специалисту фирма ведет такие учетные документы, как табель учета рабочих часов, табель расчета зарплаты, расчетные ведомости и т. д.

Таким образом, посредством фиксации в специальных формах актуальной информации о самих специалистах, расчетах по зарплате с ними и пр. фирма получает достоверную базу данных для формирования некоторых управленческих отчетов для руководителей, чтобы те, в свою очередь, оперативно принимали эффективные решения.

Например, если в отчетах будет указана большая и длительная задолженность по зарплате, то необходимо срочно исправлять ситуацию (в качестве варианта взять кредит на погашение такой задолженности), иначе эффективность труда на производстве существенно снизится.

Учет персонала выступает базой, на которой фирма может составлять отчеты, показывающие руководителям подразделений актуальную и полную картину функционирования подведомственных департаментов/отделов. Но для этого важно обеспечить наличие всех необходимых первичных документов (приказов по сотрудникам, распоряжений, копий документов, содержащих личную информацию и т. д.).

Распространенные вопросы

Можно ли учесть затраты на подбор персонала при УСН?

Перечень затрат при УСН закрытый. Расходы на поиск персонала, такие как оплата за размещение вакансий на интернет сайтах, а так же услуги кадровых агентств, в данном перечне не поименованы. Следовательно принимать их к налоговому учету нельзя.

Другое дело, если на УСН работает кадровое агентство. Затраты по поиску персонала для заказчика (например, размещение вакансий на интернет-сайтах, в газетах) включаются в материальные расходы на дату их оплаты. Это связано с тем, что такие расходы непосредственно связаны с производственной деятельностью компании (пп. 6 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16.

Как учесть расходы на аутстаффинг при расчете налогооблагаемой прибыли?

Аутстаффинг, то есть заемный труд, — привлечение чужих работников для выполнения обязанностей на рабочих местах и под контролем вашей компании. Законодательно заемный труд запрещен. Исключение — предоставление труда работников частным агентством занятости (ст. ст. 56.1, 341.1 ТК РФ).

Расходы на аутсорсинг или аутстаффинг заказчик может учесть для налога на прибыль в составе прочих затрат (ст. 264 НК РФ).

Учитываются ли аутсорсеры при расчете ограничений по количеству работников?

По договору аутсорсинга сторонняя специализированная организация оказывает услуги или выполняет работы для решения определенных задач организации-заказчика. Это могут быть как административно-хозяйственные функции (например, услуги по уборке офиса, ведение бухгалтерского учета), так и отдельные операции в производственном процессе, в торговой деятельности организации-заказчика (например, курьерская доставка товаров покупателям, услуги кол-центра).

Чтобы ИП и ООО работать на упрощенке или ИП на ПСН, налогоплательщик обязан соблюдать лимит по численности сотрудников: 130 человек при УСН и 15 при ПСН. В противном случае он утратит право на применене спецрежима. Аутсорсеры не учитывются в штате компании, а значит оформление взаимоотношений таким образом позволит соблюсти лимиты.