Как защитить бизнес от внутренних и внешних угроз в 2023 году

На какие экономические, организационные и правовые аспекты стоит обратить внимание в первую очередь?

Риски и угрозы

Чаще всего собственники и топ-руководители компаний малого и среднего бизнеса недооценивают важность обеспечения экономической безопасности. В большинстве компаний не сформированы собственные службы по экономической безопасности, в штате отсутствуют юрист, налоговый консультант, аудитор и другие специалисты, которые могут внести вклад в решение данного вопроса.

Нередка ситуация, когда собственник уверен в том, что все хорошо и его бизнес процветает, он регулярно получает прибыль и дивиденды, покупает недвижимость для бизнеса, квартиры, коттеджи. Но он не занимается стратегией защиты бизнеса и активов, совершенно не беспокоясь о том, что его бизнес находится в зоне риска. Цена подобной неосмотрительности в случае нежелательного развития событий может оказаться очень высокой.

Существуют различные риски для бизнеса. Они могут быть связаны как с внешними угрозами, так и с внутренними. Любые из них могут полностью дестабилизировать работу компании, заблокировать множество ежедневных операционных задач, поэтому вопросу защиты бизнеса и активов важно уделять особое внимание.

Внешние угрозы бизнесу могут вызвать:

• проверки государственных органов и доначисление крупных сумм налогов и штрафов;

• действия недобросовестных конкурентов;

• шпионаж;

• информационный слив базы данных;

• мошеннические действия по захвату имущества;

• взыскания денежных средств с расчетных счетов по исполнительным листам, про которые ранее не было известно;

• взыскание спорной суммы долга и неустойки или подача заявления на банкротство.

Внутренние угрозы возникают из-за действий сотрудников, которые противоречат коммерческой цели бизнеса и нарушают его концепцию. Например, незаконное использование информации, относящейся к коммерческой тайне, продажа базы данных поставщиков и клиентов, отгрузка товара недобросовестным покупателям, хищение имущества компании, массовые трудовые споры и другое.

Также внутренние угрозы влекут споры с бизнес-партнерами и раздел имущества, развод собственника, возникновение других претензий со стороны членов его семьи, решение вопросов по наследству.

Как мы видим, в бизнесе могут возникнуть совершенно разные незапланированные ситуации. Урегулирование проблемы иногда требует длительного времени, судебные разбирательства длятся годами. Но, чтобы ни происходило, очень важно сохранить активы и эффективность всех бизнес-процессов, чтобы компания продолжала работать в своем обычном формате.

Пять советов собственнику

Необходимо отметить, что формирование стратегии защиты бизнеса включает в себя множество задач. Защита активов компании – это всегда комплекс мер, направленных на формирование безопасных условий для собственника и его бизнеса.

Ниже я приведу пять актуальных советов, которым собственник можно последовать уже сегодня.

Совет № 1. Аудит договоров

Для начала рекомендую провести аудит договоров, проанализировать насколько все ваши договоры с поставщиками и покупателями являются инструментом вашей защиты. Очень часто в бизнесе встречаются ситуации, когда договор был подписан директором, но проверили его только по ключевым условиям, или же вовсе прочитали только по диагонали и никто не удосужился досконально изучить все его 30 листов, напечатанных мелким шрифтом.

Как правило, так происходит, когда в штате компании нет опытного юриста. В этом случае все спорные вопросы остаются до поры до времени неизвестными и однажды могут стать неприятным сюрпризом для собственника.

Напомню, что в договоре важно каждое слово, каждый нюанс имеет огромное значение. Недопустимо составлять и подписывать договор, применяя формальный подход.

Споры могут возникнуть даже с самыми надежными партнерами, и тогда глава компании хватается за голову и сожалеет, что не изучил со всей серьезностью договор до его подписания.

Совет № 2. Уникальные доверенности сотрудникам

Очень важно уделить особое внимание доверенностям, выданным на имя сотрудников, оценить объем полномочий, которым наделены эти сотрудники, проанализировать их реальный функционал и актуальность такой доверенности в настоящее время.

Часто образец доверенности скачивается из сети интернет на максимальный объем полномочий и выдается в таком виде всем сотрудникам по принципу «лучше больше, чем меньше». В итоге любой сотрудник компании получает лично от директора карт-бланш.

Выдаваемая доверенность должна содержать полномочия только для тех действий, которые именно этот сотрудник будет производить. Ничего лишнего не должно быть указано.

Также важно оценить необходимость оформления доверенности с правом передоверия. Понять, насколько это нужно вашей компании в текущих условиях.

Совет № 3. Анализ кадровых документов

Следует тщательно анализировать трудовые отношения, кадровое производство, положения об оплате труда, должностные инструкции сотрудников, договор о полной и частичной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне.

Если компанией управляет наемный руководитель, то, возможно, вам стоит пересмотреть положения устава, ограничить объем его прав и привести документ в соответствие с реальным функционалом наемного менеджера.

Ведь очень часто никто не обращает внимание на устав, который был утвержден еще при создании общества. Придерживайтесь правила, что все вышеперечисленные документы должны вас защищать и каждое слово в них на вес золота.

Совет № 4. Налоговый аудит

Имеет смысл провести налоговый аудит, выявить слабые места, оценить риски по доначислению налогов и сборов. Выбирая внешнего эксперта, помните, что заключать договор нужно с проверенными аудиторами, которые специализируются на проведении именно налоговых аудитов, так как именно эта форма экспертизы является аналогом выездной налоговой проверки.

Таким образом вы заранее узнаете все риски и возможные суммы налогов и сборов, которые могут быть вам доначислены при реальном налоговом контроле.

Становится понятно, насколько грамотно ваш главный бухгалтер ведет учет. По результатам проверки, вы можете совместно с аудитором составить дальнейший план действий по исправлению обнаруженных ошибок.

Совет № 5. Доступы к расчетному счету и интернет-банку

Следует дополнительно пересмотреть какие виды доступов (право подписи, право просмотра) оформлены к вашим расчетным счетам в банках. Далее – исправить заверенные карточки подписей. Привести в четкое соответствие количество подписей в карточке.

Также желательно ограничить виды доступа в интернет-банке согласно функционалу сотрудников.

И помним: ЭЦП, выпущенная на ваше имя, не может быть передана другому лицу.

Конечно, приведенный список советов не является исчерпывающим. В каждом конкретном случае для каждой конкретной компании разрабатывается индивидуальный комплекс мер, направленных на формирование стратегии защиты безопасности активов и бизнеса в целом.

Если выбрать верную стратегию защиты бизнеса и грамотно реализовать все ее положения, то бизнес и его активы окажутся недоступны для угроз недоброжелателей, риски будут минимизированы, а процессы – контролируемыми.

Что же касается собственника, то он получит возможность направить весь свой потенциал и ресурс на развитие и масштабирование бизнеса и покорение новых высот.