Как внедрить электронный документооборот в компании: инструкция для руководителей
Что такое электронный документооборот и для чего он нужен? Каким компаниям нужно использовать ЭДО уже сейчас? Как быстро и без проблем перейти на ЭДО? Рассказывают эксперты компании "Такском".
✅ Что такое ЭДО
Электронный документооборот – это система для обмена юридически значимыми документами через интернет. ЭДО можно применять как для обмена документами внутри компании, так и для взаимодействия с контрагентами. Использование ЭДО оптимизирует и автоматизирует значительную часть процессов, тем самым ускоряя работу с документами.
✅ Кому необходим ЭДО уже сейчас
- Компаниям со среднесписочным количеством сотрудников свыше 10 человек – для отправки отчётности в ПФР и ФСС;
- Организациям и ИП, работающим с рядом наименований маркированной продукции;
- Компаниям, работающим с прослеживаемыми товарами.
✅ Кому рекомендуется перейти на ЭДО в ближайшее время
Компаниям, использующим в работе транспортные накладные, сопроводительные ведомости, счета-фактуры и заказ-наряды – в планах ФНС к 2024 году в электронный вид должны быть переведено 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных.
✅ Преимущества ЭДО
Создание документов ЭДО – это:
- Мгновенный обмен юридически значимыми и коммерческими документами;
- Снижение затрат на распечатку и отправку документов курьерами;
- Ускорение рабочих процессов – создания, редактирования, согласования и подписания документов;
- Электронный архив всех документов с простым поиском по нему;
- Простое взаимодействие с госорганами и контрагентами.
✅ Работа в электронном документообороте: инструкция
Для отправки электронного документа понадобится:
- Регистрация в сервисе оператора ЭДО;
- Квалифицированная электронная подпись.
Обмен документами через ЭДО не сложнее, чем привычный уже обмен бумажными документами. Примерная инструкция по электронному документообороту выглядит так.
- Вы создаёте документ, используя любой привычный формат – doc, pdf, xls.
- Загружаете документ в программу ЭДО или на веб-сайт оператора ЭДО.
- Заверяете файл своей электронной подписью.
- Отправляете контрагенту.
- Контрагент открывает документ, проверяет его и точно так же заверяет его своей электронной подписью.
- Вы получаете уведомление о подписании и сам документ, имеющий точно такую же юридическую силу, как если бы вы подписывали его вручную и заверяли печатями.
Чтобы пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, вам нужно пройти 6 этапов.
✅ Как внедрить ЭДО: пошаговая инструкция для руководителей
Первый этап: выберите оператора ЭДО.
Чтобы выбрать надежного оператора ЭДО, воспользуйтесь списком операторов федерального уровня на сайте ФНС.
Второй этап: приобретите электронную подпись. Если вы планируете внедрять ЭДО не только для внешнего документооборота, но и для внутреннего, позаботьтесь об электронных подписях для сотрудников.
Третий этап: внесите изменения в учётную политику компании.
Подробно опишите, какие документы будут оформляться электронно, какой тип подписи планируется использовать, какое право подписи будет у сотрудников разных должностей, каков порядок взаимодействия с контрагентами и контролирующими органами.
Четвертый этап: составьте регламент по работе с электронным документооборотом.
В положении об электронном документообороте отразите роль и ответственность каждого сотрудника, разработайте этапы и маршруты согласования и подписания документов. Впоследствии положение об ЭДО станет основой для технического задания оператору ЭДО.
Пятый этап: выберите техническое решение у своего оператора ЭДО: веб-версию или интегрированное ПО. Каждый вариант имеет свои плюсы:
- Веб-клиент – это самый простой вариант, при котором не нужно ничего устанавливать дополнительно. Вы просто регистрируетесь у своего оператора ЭДО, заводите личный кабинет, добавляете своих сотрудников и указываете их права подписи. С веб-версией можно работать с любого устройства. Это удобный вариант для небольших компаний, где объём документооборота невысок.
- Интегрированное решение – возможность работать в привычном интерфейсе для ведения бухгалтерии, кадрового и складского учёта, создания отчётности – SAP, Oracle, SDK, API. Выбранное ПО от оператора ЭДО интегрируется с уже имеющейся системой и обеспечивает не только внешний, но и внутренний документооборот:
- организация совместного доступа к документам;
- формирование заданий и планов;
- определение маршрутов согласования, редактирования и подписания документов;
- сканирование, распознавание, хранение и поиск бумажных документов;
- создание единой базы документов организации;
- делегирование и контроль задач.
Шестой этап: договоритесь с контрагентами об использовании ЭДО.
Подпишите дополнительные соглашения с контрагентами об использовании ЭДО в работе.
Как заполнить электронный документ зависит от используемого вами софта. Многие ЭДО-программы обладают готовыми формами и форматами – заполнять документы можно прямо в интерфейсе программ. Также создателями софта предусмотрена возможность отправлять электронные документы, созданные в других привычных программах и форматах, например, Word, Excel. Напоминаем, что для придания юридической значимости электронным документам необходима электронная подпись. Она служит для визирования цифровых файлов и является неотъемлемой составляющей ЭДО. Компания «Такском» – не только оператор и разработчик программного обеспечения для интернет-обмена документами, но и аккредитованный удостоверяющий центр оформления электронных подписей.
------------------------------
✅ Такском — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.
Более 20 лет компания разрабатывает и внедряет сервисы электронного документооборота. Сейчас в экосистеме продуктов для бизнеса Такском есть современные сервисы электронной отчётности, решения для ЭДО, маркировки, прослеживаемости, ОФД, сервис проверки контрагентов, а также электронные подписи для физических и юридических лиц.
Источник: https://www.audit-it.ru/cblogs/taxcom/1059620.html