Компенсации дистанционщику в 2023 году: как и сколько

Лукавый ответ Минтруда

Предположим, что физлицо работает дистанционно. Нужно ли выплачивать компенсацию дистанционному работнику при отсутствии подтверждающих документов?

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК (ст. 312.1 ТК).

Так, дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программы, и иные средства. При этом работодатель:

• выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование таких средств;

• возмещает расходы, связанные с их использованием.

Порядок, сроки и размер определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

При этом компенсация и возмещение должны быть экономически обоснованы, а первичка составлена в соответствии с законом о бухучете (письмо Минтруда от 05.12.2022 № 14-2/ООГ-7551).

Только так и осталось непонятно – обязан работодатель платить компенсацию или это дело добровольное?

Надо договариваться

Часть экспертов полагает, что работодатель обязан выплачивать компенсацию. Есть арбитры, которые полагают, что компания обязана просто обеспечить удаленщика всем необходимым (определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 16.12.2021 № 88-21596/2021). Тогда, по идее, и компенсации не нужны. Однако обычно дистанционщики используют собственное оборудование, а программами работодателя пользуются через удаленный рабочий стол.

Строго говоря, все эти нюансы оговариваются сторонами еще до заключения трудового договора.

Расчет налогов

НДФЛ

Перечень доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ, содержится в статье 217 НК.

Там указаны все виды компенсационных выплат, установленных законодательством России, связанных, в частности, с исполнением сотрудником трудовых обязанностей. Так что компенсации дистанционщикам НДФЛ не облагаются.

Страховые взносы

Суммы, которые не облагаются страховыми взносами, указаны в статье 422 НК. Так, не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством России компенсационных выплат, связанных, в частности, с выполнением физлицом трудовых обязанностей.

Так что компенсации и взносами не облагаются (письмо Минфина от 09.07.2021 № 03-03-06/1/54895).

Сумма компенсации

Сумма компенсации – самый сложный вопрос. Проблема – как отделить личные расходы удаленного сотрудника от расходов, которые он понес в пользу компании. Ведь сотрудник находится дома, и использует оборудование, электричество и интернет и для того, и для другого.

Эксперты считают, что работодатель вправе предусмотреть в коллективном или трудовом договоре любой способ возмещения указанных расходов. Например:

• фиксированную сумму;

• процент от соответствующих расходов по квитанции;

• пропорцию по времени использования оборудования.

Если установить размер компенсации расходов в фиксированном размере, то подтверждающие документы и не потребуются. Проверить этот вариант, конечно, можно. Но вряд ли его примут налоговики. Они укажут на нормы статьи 252 НК.

Инспекторы настаивают, что организация должна располагать копиями документов:

• на приобретение или аренду оборудования работником;

• на расходы, которые понесены при использовании оборудования в служебных целях.

Подтверждающие документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством. Из них должно быть четко видно, какие расходы и на какие цели были произведены.

Выводы

Так как практически выполнить условия о подтверждающих документах крайне трудно, суммы компенсации – незначительны, то вопрос о компенсациях на практике просто не поднимается. Большинство удаленщиков обходятся без них.