КЭДО — будущее или уже настоящее?

— «Срочно зайди в отдел кадров!»

— «А где они сидят?..»

Как всё начиналось

Первым шагом к переходу на кадровый электронный документооборот (КЭДО) можно считать 2006 год — вышел 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Затем:

• 2011 — 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• 2013 — изменения в 197-ФЗ, касающиеся особенностей регулирования труда дистанционных работников;
• 2017 — изменения в 86-ФЗ, разрешающие использование электронных больничных листов;
• 2018 — первый эксперимент по электронному кадровому документообороту, регламентированный приказом Минтруда № 194 от 26 марта 2018 года «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений»;
• 2019 — 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде, введение электронных трудовых книжек;
• 2019 — 48-ФЗ Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, в котором было принято, что СНИЛС будет предоставляться человеку в виде электронного или бумажного уведомления;
• 2020 — 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу, второй эксперимент Минтруда по внедрению электронных кадровых документов;

И, наконец, главное — 22 ноября 2021 принят 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской федерации». Этот закон описывает электронный документооборот в сфере трудовых отношений.

В итоге сегодня в электронном виде можно работать со всеми кадровыми документами, за исключением:

1. акта о несчастном случае на производстве;
2. приказа об увольнении;
3. журналов инструктажа по охране труда (их нужно дублировать на бумаге).

Плюсы КЭДО

Для сотрудников

• Доступность кадровых сервисов — чтобы сформировать заявление, нужен только мобильный телефон.
• Нет необходимости посещать офис.
• Оперативность согласования и выполнения кадровых запросов.
• Прозрачность трудовых возможностей: сотрудник в любой момент видит, сколько осталось отпуска, какой отпуск он может «монетизировать», можно ли выйти сверхурочно и т.д.

Для работодателя

• Увеличение географии найма и кадрового сопровождения сотрудников.
• Экономия бюджета (сокращение использования бумаги и других расходных материалов, меньше затрат на логистику и организацию архива).
• Снижение операционных затрат (отправка уведомлений, ограничения и проверки согласно ТК, отслеживание полноты и своевременности подписания документов — все контролирует информационная система).
• Минимизация ошибок ручного ввода.
• Эффективное планирование и учет рабочего времени.

То, что раньше было рутиной и потерей времени, теперь делается в несколько кликов, не требуя даже присутствия на рабочем месте. «Перегулять» отпуск или отработать больше положенных сверхурочных часов из-за человеческого фактора становится невозможным — система берет эту зону ответственности на себя.

КЭДО — это не блажь. Это дополнительное конкурентное преимущество на рынке труда — использование КЭДО усиливает HR-бренд работодателя и показывает, что компания идет в ногу с современными технологиями.

С учетом планов Минтруда на 2023 год переход на КЭДО сейчас — еще и опережающий шаг: сделать это в комфортных условиях, не дожидаясь, когда КЭДО станет обязательным для работодателя, а за ошибки в процессе будут штрафовать.

Что ждет впереди

В перспективе 1-3 лет

Для работодателя — максимальная автоматизация рутинных и транзакционных операций. Создать приказ, сформировать отчет в госорганы, сформировать справку и так далее — все это будет выполняться автоматически.

Для сотрудника:

• упрощение и ускорение взаимодействия с сервисами. Достаточно ввести 1-2 слова — система предложит набор возможностей или предоставит ответ на запрос, останется только выбрать и нажать «оформить».
• рост трудовой грамотности. Система будет не только контролировать возможности, но и предлагать их — например, получить компенсацию за отпуск;)

В перспективе 4-6 лет

Для работодателя — рост предиктивной аналитики, автоматизация HR-индикаторов, несущих риски для работодателя.

Для сотрудника — интеграция рабочих и пострабочих сервисов с использованием «Госуслуг» и ЕСИА:

• синхронизация личных календарей и событий с рабочими процессами. Например, при формировании графика отпусков доступна информация о днях рождения членов семьи и о брони на фестиваль, который вы пропустили в прошлом году. Ребенку поставили финальное выступление, которое пересекается с работой — система подскажет заранее оформить соответствующее заявление.
• формирование заявления на диспансеризацию с одновременной записью в медучреждение;
• пригласили в госучреждение для получения услуги в рабочее время (например, сфотографироваться на загранпаспорт) — останется только подтвердить, и заявление на отсутствие в это время будет передано работодателю.

Как выбрать информационную систему с КЭДО

Очень важный вопрос. Многие совершают ошибку, учитывая только закрытие потребности здесь и сейчас. Важно при выборе решения обратить внимание на возможности адаптации, расширения и масштабирования.

Адаптация

Да, процессы КЭДО регламентированы, а большинство решений предлагают адаптацию и поддержку своей информационной системы при изменении законодательства.

Но! Большинство компаний при внедрении КЭДО дорабатывают информационную систему под специфику организации, что при изменении законодательства означает дополнительную (притом трудоемкую) адаптацию системы.

Расширение и масштабирование

Аппетит приходит во время еды, а в процессе использования системы возникают потребности автоматизировать не только HR-процессы, но и другие процессы, смежные с кадровыми. Если выбранное решение не готово закрывать эту потребность — приходится выбирать новую информационную систему в дополнение к уже имеющимся, усложняя тем самым рабочие процессы.

Информационные системы

Закрыть потребность в автоматизации КЭДО позволяют современные Low-code системы, которые предлагают создавать работающие приложения в визуальном конструкторе, упрощая получение результата. Вопросы доработок и адаптации в таких системах быстро решаются готовыми настройками.

Для расширения и масштабирования удобны HRM-системы, в которых раздел КЭДО — одно из направлений. Либо второй вариант — системы, предлагающие КЭДО и имеющие возможность настраивать не только HR-процессы, но и прочие процессы с учетом всех кросс-функциональных связей.

Если подвести итог: КЭДО — это не будущее, а вполне реальное настоящее.

Смотреть вперед или быть в роли догоняющего — каждый бизнес решает для себя сам.