Как уйти в отпуск в 2024 году: как написать и подать заявление и рассчитать отпускные

Когда составляется график отпусков

Порядок составления графиков отпусков могут прописать в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актах.

Подготовкой графиков отпусков занимаются руководители подразделений, а затем кадровики составляют сводный график отпусков для всей компании.

В графике отпусков должна быть информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, который работает по трудовому договору.

Научитесь вести кадровый учет по правилам 2024 года на онлайн-курсе «Кадровый учет: документы, воинский учет, 1С».

Сейчас вы можете купить онлайн-курс по специальной цене за 4 900 рублей вместо 18 990 рублей.

Купить курс

После обучения вы получите сертификат о прохождении программы.

За сколько дней необходимо написать заявление на отпуск

Заявление на отпуск необходимо подать заранее, оптимально за 14 дней. Так бухгалтерия сможет рассчитать отпускные и перечислить их вовремя. Самый поздний срок, когда бухгалтерия должна перечислить выплаты, — три дня до начала отпуска.

Такой период также оптимален для коллег. За это время они смогут перестроить работу и распределить нагрузку отпускника между собой.

При этом написать заявление на отпуск за свой счет можно в любой момент, поскольку часто основанием для такого отпуска служат внезапные обстоятельства.

Как написать заявление на отпуск

Ежегодный оплачиваемый отпуск

Такой отпуск оплачивает работодатель. Стандартная продолжительность отпуска — 28 дней. Этот период можно дробить на несколько частей, но важно, чтобы одна часть составляла хотя бы две недели. 

Обратите внимание, длительность отпуска всегда считают в календарных днях. 

Во многих компаниях есть специальные бланки заявлений на отпуск. Часто достаточно распечатать документ, заполнить недостающие данные и передать в отдел кадров. Для заявления на отпуск нет унифицированных законом правил заполнения. Написать заявление можно от руки или на компьютере, важно придерживаться официально-делового стиля.

В заявление на отпуск важно указать:

• кому адресовано заявление: Ф. И. О. и должность руководителя;

• кем подано заявление: Ф. И. О. и должность сотрудника;

• суть заявления: вид отпуска, дата начала отпуска и количество дней для отдыха;

• дату написания документа;

• Ф. И. О. и подпись сотрудника.

В зависимости от правил компании заявление на отпуск необходимо передать лично в отдел кадров или онлайн, если в компании внедрен кадровый электронный документооборот. Уточнить способ подачи заявления на отпуск стоит у своего руководителя.

Скачать образец заявления на очередной оплачиваемый отпуск можно здесь.

Заявление на дополнительный отпуск

Некоторые категории работников могут получить дополнительные оплачиваемые дни отпуска:

• работники с вредными или опасными условиями труда могут получить от семи календарных дней;

• сотрудники с ненормированным рабочим днем — от трех дней;

• работники на Крайнем Севере — 24 дня и в районах, к нему приравненных, — 16 дней;

• пострадавшие во время аварии на Чернобыльской АЭС — две недели.

Продолжительность отпуска может быть больше, если это прописано в коллективном трудовом договоре. Также работодатель может по собственному желанию назначить дополнительные дни отпуска для сотрудников.

Длительность отпуска может быть больше, но не меньше положенного количества дней. 

В конце года в компании должны составить график отпусков на следующий год. Если сотрудники придерживаются его, извещать работодателя необязательно. Если же даты отдыха изменяются, стоит написать заявление. Документ составляют так же как и заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск. Однако в документе важно сделать отметку о том, что этот отпуск является дополнительным.

Кроме того, по своему желанию сотрудник может выбрать денежную выплату вместо отпуска.

Неоплачиваемый отпуск

Его длительность сотрудник и работодатель могут определить самостоятельно. Компания не оплачивает такие дни отдыха. Чтобы этот период не расценили как прогулы, важно правильно оформить заявление.

В самом верху нужно указать, кому адресован документ и кем он составлен. В тексте обязательно нужно указать, что сотрудник идет в отпуск без выплаты заработной платы. Указывается дата начала отпуска и его продолжительность. В конце документа важно указать дату подачи заявления и поставить подпись.

В тексте можно указать причину, по которой сотрудник вынужден сделать перерыв в работе, чтобы повысить шансы на его одобрение.

Работодатель может предоставить сотруднику административный отпуск, но не должен этого делать. Наличие уважительных причин, указанных в заявлении, повышает шансы сотрудника на положительное решение.

Декретный отпуск

Обычно в это понятие включают три разных отпуска: по беременности и родам и по уходу за ребенком.

К заявлению на отпуск в связи с рождением ребенка нужно приложить больничный лист или указать его номер. После завершения больничного нужно подать заявление на отпуск по уходу за ребенком до полутора лет. К нему необходимо приложить копию свидетельства о рождении малыша.

Если мама или другой родственник ребенка планируют продлить отпуск до трех лет, нужно подать новое заявление, когда малышу исполнится полтора года.

Учебный отпуск

Длительность оплачиваемого отпуска для обучения может составлять от 9 дней до 6 месяцев. Такой отпуск оплачивает работодатель.

К заявлению необходимо приложить справку-вызов из учебного заведения.

Обратите внимание, что отпуск для учебы положен не каждому работнику. Важно, чтобы:

• у учебного заведения была государственная аккредитация;

• работник был зачислен на вечернюю или заочную форму обучения;

• это образование было первым для студента. Например, он окончил бакалавриат и теперь обучается в магистратуре.

Какие права есть у работника

Право уйти в отпуск через полгода после трудоустройства

Если сотрудник работает по трудовому договору, то ежегодно ему положен оплачиваемый отпуск. В первый отпуск можно уйти уже через 6 месяцев после трудоустройства. Если работодатель даст согласие, уйти в отпуск можно и раньше.

Некоторые работники могут уйти в отпуск, не дожидаясь 6 месяцев:

• женщины и мужчины до отпуска по беременности и родам и после;

• несовершеннолетние сотрудники;

• усыновители детей до трех месяцев;

• совместители, если по графику у них отпуск на основной работе.

Отпуск через полгода после трудоустройства можно взять за год авансом. Это нужно согласовать с работодателем, поскольку ему нужно оплатить отпуск, который вы еще не заработали.

В некоторых случаях при увольнении руководству придется взыскивать переплату с сотрудника через суд.

Право на отпуск в 28 дней в году

За каждый отработанный год работодатель обязан предоставить сотруднику 28 дней оплачиваемого отпуска. В это время специалист не обязан ходить на работу, но вот работодатель обязан оплатить эти дни. 

Обратите внимание, что полученная сумма может отличаться от зарплаты в любую сторону. Расчет отпускных происходит по своим правилам.

28 календарных дней положены именно за каждый отработанный, а не календарный год. Отсчет нужно вести не с 1 января, а с даты, когда вы трудоустроились на новое место работы.

Год должен быть непрерывным. В него не войдут прогулы, а также период отпуска по уходу за ребенком. При этом отпуск за свой счет до 14 дней в году включат в этот период.

Право разделить отпуск на части

За каждый отработанный год сотрудник может получить 28 календарных дней отпуска. Однако отдыхать сразу 28 дней необязательно, можно разделить их на несколько частей. Важно, чтобы первая часть была не меньше 14 календарных дней, а остаток можно разделять насколько угодно частей, даже по одному дню. Однако такие мини-отпуска придется согласовывать с руководством.

Право узнать о датах отпуска до начала года

В конце года работодатель должен составить график отпусков на следующий год. Это необходимо сделать минимум за две недели до начала нового года — в середине декабря, когда будут предоставлены отпуска. С графиком отпусков сотрудников знакомят под роспись.

В течение года по согласованию с руководителем отпуска можно переносить. Но если договориться не получится, придется ориентироваться на него.

За две недели до начала отпуска работодатель должен предупредить сотрудника об этом. Это значит, что работодатель должен выдать вам письменное уведомление, что с такого-то числа у вас начинается отпуск. Помнить о датах самостоятельно вы не обязаны. Если за две недели сотрудника об отпуске не предупредили, его можно перенести.

Заявление на отпуск нужно писать только в том случае, когда отпуск выбивается из графика. Например, вам нужно перенести дни отдыха, взять отпуск за свой счет или вы устроились на работу в этом году и не попали в график в прошлом.

Право на отпуск в любое время, если есть трое детей

В 2018 году многодетные родители получили возможность уходить в отпуск без очереди в любое время. Даже если в компании есть утвержденный график отпусков, работодатель обязан предоставить отдых сотруднику с тремя и более детьми по заявлению в любое время.

Важно, чтобы:

• у родителя было трое и больше несовершеннолетних детей;

• дети были родными или усыновленными;

• младшему из детей было меньше 14 лет.

Если все условия соблюдены, работник может использовать отпуск, когда захочет. Согласие работодателя на это не нужно. 

Однако это не касается отпуска в первые полгода работы. Многодетный родитель не может взять отпуск раньше чем через полгода без согласия работодателя, поскольку у многодетных работников нет права требовать отпуск раньше этого времени, как у сотрудников перед декретом, несовершеннолетних и совместителей.

Отказать многодетному сотруднику в отпуске нельзя, в этом случае работодателя ждет штраф до 50 тыс. рублей.

Обратите внимание, что супруг многодетной мамы не может взять отпуск вне очереди, если дети не его родные и он их не усыновил. 

Приоритетное право брать отпуск летом, если есть дети или льготы

Лето, как правило, самая желанная пора для отпусков. Обычно именно в это время все сотрудники хотят уйти в отпуск. Однако отпустить, например, сразу всех специалистов по кадрам в одно время нельзя. Тогда руководству приходится выбирать, кто пойдет в отпуск летом, а кто пойдет позже.

В таких ситуациях преимущество отдают работникам с льготами. Например, это:

• женщины, у которых на лето выпал отпуск по беременности и родам. До и после этого времени можно взять обычный очередной отпуск, даже если отработал меньше полугода;

• супруги таких женщин;

• многодетные родители;

• несовершеннолетние работники;

• совместители, если отпуск на основной работе выпал на лето;

• супруги военнослужащих, если отпуск последних выпал на лето;

• родитель ребенка с инвалидностью до 18 лет;

• герои, граждане с инвалидностью, полученной во время военных действий, ветераны боевых действий, чернобыльцы и ликвидаторы аварии на АЭС;

• почетные доноры;

• сотрудники, которых отозвали из отпуска до этого.

А вот матери-одиночке преимущество на отпуск в летнее время не предоставляется. 

Право на средний заработок на время отпуска даже за выходные дни

Очередной оплачиваемый отпуск предполагает, что дни отдыха сотруднику оплатят и работать в это время необязательно. Работодатель обязан оплатить каждый календарный день отдыха, в том числе выходные.

Средний дневной заработок рассчитывают так:

1. Из дохода за последние 12 календарных месяцев до месяца с отпуском исключают отпускные, больничные, командировочные и матпомощь.

2. Определяют количество отработанных дней за расчетный период. В каждом полном месяце это 29,3 дня. В не полностью отработанных месяцах учитывают только те дни, когда сотрудник работал.

3. Выплаты делят на количество отработанных дней и получают среднедневной заработок для оплаты отпуска.

4. Средний заработок умножают на количество календарных дней отпуска. Полученная сумма и составит отпускные.

Отпускные должны выплатить заранее. Если средства не пришли за3 дня до отпуска, это считается нарушением. В этом случае отпуск можно перенести и потребовать с работодателя компенсацию.

Во время отпуска оплачивают даже выходные дни, а вот нерабочие праздничные дни — не оплачивают. Однако они и не входят в дни отпуска.

Право получить отпускные заранее

Работодатель должен перечислить отпускные сотруднику максимум за 3 дня до начала отпуска. Если в трудовом договоре прописано, что работодатель может платить отпускные частями, например после отдыха, это считается нарушением.

Если отпуск начинается с понедельника, средства должны перечислить до четверга предыдущей недели. Между днем выплаты и днем начала отпуска должно быть хотя бы три календарных дня.

При этом в том же месяце в дни зарплаты работодатель должен выплатить сотруднику обычную заработную плату за вычетом отпускных.

Например, если после отпуска вы отработали неделю перед выплатой заработной платы, то вы получите средства только за семь дней, потому что аванс и отпускные вы уже получили. Чтобы спокойно дождаться аванса, можно оформить удобную кредитную карту с длинным грейс-периодом.

Право не выходить из отпуска даже по требованию работодателя

Если вы ушли в отпуск, вы можете не отвечать на это время на звонки работодателя и исполнять свои рабочие обязанности. По желанию вы можете работать во время отпуска, а по принуждению — нет.

Работодатель вызвать вас из отпуска не может. Если вы откажетесь выйти на работу, то нарушением это не будет. Иметь уважительные причины для отказа также необязательно.

Если все же согласитесь выйти на работу, это значит, что работодатель вызвал вас из отпуска. После этого вы сможете взять отпуск в любое удобное время. Вам должны пересчитать отпускные и перечислить заработную плату за время работы. При этом возвращать отпускные необязательно, их зачтут в счет обычной зарплаты.

Некоторых работников вызывать из отпуска запрещено в принципе. Это несовершеннолетние сотрудники, беременные или занятые на вредной или опасной работе.

Право продлить или перенести отпуск из-за болезни

Если во время оплачиваемого отпуска пришлось взять больничный, то отдых можно продлить или перенести. Отпуск можно продлить на количество дней больничного или отгулять эти дни позже.

Важно сразу же предупредить работодателя о больничном, если вы планируете продлить отпуск за счет этих дней. Так, дополнительно вам должны оплатить дни нетрудоспособности.

Обратите внимание, что перенести или продлить отпуск можно, если больничный выдан самому работнику. Если заболел ребенок, продлить отпуск не получится. Если ребенок продолжает болеть и после отпуска, этот остаток больничного оплатят. Однако продлением отпуска это не будет.

Продлить на период болезни не получится и отпуск за свой счет. Больничные выплатят только за те дни, которые выпадут на время после неоплачиваемого отпуска.

Право взять отпуск за свой счет

Кроме ежегодного оплачиваемого отпуска можно также взять отпуск за свой счет. Деньги за это время не заплатят, но и на работу можно не приходить.

Для такого отпуска нужно обязательно написать заявление и согласовать его с работодателем. В некоторых ситуациях он может в неоплачиваемом отпуске и отказать.

Тем не менее в некоторых случаях работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск:

• смерть близкого родственника — отпуск до 5 дней;

• рождение ребенка — отпуск до 5 дней;

• регистрация брака — до 5 дней;

• для работающих пенсионеров — до 2 недель;

• для сотрудников с инвалидностью — до 2 месяцев;

• для жен или родителей военнослужащих, погибших при исполнении служебных обязанностей, — до 2 недель.

Если работодатель отказал в отпуске, но сотрудник все равно устроил себе отдых, он рискует быть уволенным за прогул.

Право на компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении

За каждый отработанный год сотруднику положены 28 календарных дней отпуска. Однако по разным причинам отгулять все положенные дни не всегда получается. Если к моменту увольнения накопились неотгулянные дни, за них должны выплатить компенсацию. Отказать в выплате не могут.

Как уйти в отпуск: главное

• Каждый работник имеет право на 28 дней отпуска в год. Некоторые категории работников имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск.

• Уйти в отпуск можно уже через полгода после трудоустройства. Однако этот период придется согласовать с работодателем, если вы не успели заполнить график отпусков в прошлом году.

• Подать заявление на отпуск лучше за две недели до предполагаемой даты начала отдыха. За это время работодатель успеет перестроить рабочие процессы и выплатить вам отпускные. Последние должны выплатить максимум за три дня до отпуска. Раньше можно, позже нельзя.

• Если работодатель вызывает вас из отпуска и вы согласны выйти на работу, вам должны выплатить заработную плату за это время с учетом уже выплаченных отпускных. После вы можете взять отпуск в любое удобное время, несмотря на график.

• Приоритетное право на отпуск есть у многодетных и несовершеннолетних сотрудников, супругов военных и у родителя ребенка с инвалидностью, героев, почетных доноров, пострадавших в аварии на Чернобыльской АЭС — они могут уйти в отпуск в любое удобное для себя время.