Документы, которые нужно выдать работнику при увольнении в 2023 году

В 2023 году увольняющимся работникам нужно выдать такой же «большой» пакет документов, как и раньше, но по новым формам. Форму 182н теперь выдавать не нужно, ее отменили.

А справку о заработке и НДФЛ, которую все привычно называют 2-НДФЛ, нужно выдавать по запросу работника. Она и раньше не входила в список обязательных документов, но все бухгалтеры старались ее выдать.

В 2023 году, если работники не просят 2-НДФЛ, справку можно не выдавать. При необходимости все ее могут получить на сайте ФНС через свои личные кабинеты.

Список документов, которые нужно выдать работнику при увольнении:

• Бумажная трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

• Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год).

• Выписка из ЕФС-1. Подраздел 1.2 Сведения о страховом стаже (бывшая СЗВ-СТАЖ).

• Выписка из персонифицированных сведений о физлицах (вместо СЗВ-М).

• Расчетный листок.

• Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу.

Другие документы, среди которых «Справка о доходах физического лица» (ранее форма 2-НДФЛ), копии приказа о приеме на работу и увольнении и т.п., нужно выдать, только в то случае, если работник напишет заявление с просьбой получить эти документы.

Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году: сравнительная таблица с комментариями

Документы, которые выдаются работнику при увольнении

Трудовая книжка или Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р

Трудовую книжку нужно выдать работнику на руки «под роспись» в последний день работы.

Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском.

Если работник отказался от печатного варианта трудовой книжки и перешел на электронный формат, ему выдают«Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р». Действующая в 2023 году форма утверждена приказом Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н в Приложении № 1.

Обычно трудовую книжки выдают на руки. Но работник может написать заявление и подучить ее по почте в бумажном формате или по электронной почте – по форме СТД (ч. 5 ст. 66.1 ТК).

Выписка из Раздела 3 формы Расчета по страховым взносам (РСВ)

С 1 января 2023 года ответ по форме РСВ изменен в связи с объединением ПФР и ФСС в единый Соцфонд. Форма утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@.

Выдавать выписку нужно не только уволившимся сотрудникам компании, и работникам, с которыми расторгли договор гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.

Выписка из формы ЕФС-1

С 2023 года формы СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 вошли в состав единой отчетной формыЕФС-1, которую сдают в Соцфонд. Она утверждена утверждена постановлением Правления ПФ от 31 октября 2022 г. № 245п.

Увольняющему работнику нужно сделать выписку из подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Этот подраздел заменяет бывшую форму СЗВ-СТАЖ.

Обратите внимание, с 2023 года выписку из ЕФС-1 нужно выдавать не только работникам, которые работали по трудовым договорам, но и тем, с кем расторгнут гражданско-правовой договор.

Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о физлицах»

Отчет «Персонифицированные сведения о физлицах» заменил ранее действующую СЗВ-М.

В нем указывают персональные данные работников и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу. Форма утверждена Приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2.

Расчетный листок

Расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, в том числе и при увольнении с учетом сумм, выплаченных увольняющемуся.

Кроме того, работнику нужно вернуть оригиналы документов, если он какие-либо сдавал при приеме на работу. Это могут справки об отсутствии судимости, медсправки, медкнижка, диплом и т.п.

Выписка из ЕФС-1 подраздел 3

Это бывшая ДСВ-3, которая с 2023 года вошла в состав ЕФС-1, как Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя».

ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 г. № 245п.

Выписку выдают компании, которые платят за работника дополнительные взносы на накопительную пенсию.

Выписку нужно сделать за квартал увольнения, с указанием в нем перечисленных взносов на накопительную часть пенсии.

Документы, которые выдаются работнику по заявлению

Если работнику нужны какие-либо документы кроме тех, которые он получил при увольнении в качестве обязательных, он вправе письменнозапросить другие документы, связанные в работой.

Выяснять у работника, зачем они ему нужны, не нужно. Это будет считаться нарушением ТК.

Перечень документов, которые может запросить работников открытый. Это могут быть заверенные копии кадровых приказов о приеме и увольнении, переводах, повышении квалификации и т.п.

Выдать документы по запросу работника нужно в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК).

Справка 2-НДФЛ

Пунктом 3 статьи 230 НК установлено, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию работника.

Она больше не называется 2-НДФЛ, это просто справка о доходах и суммах налога физического лица. Справка вошла в состав формы 6-НДФЛ.

С 1 квартала 2023 года Приказ ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@ введена новая форма 6-НДФЛ. Но приложение со справкой перенесено в новый приках без изменений.

Справка о среднем заработке для службы занятости

Эта справка может понадобится работнику, который намерен зарегистрироваться в центре занятости.

Единой формы справки нет. Каждый региональный ЦЗ утверждает свою формую.