Что включает в себя фонд оплаты труда

Законодательство не содержит нормативных документов, регулирующих перечень выплат, которые должны быть в ФОТ. Каждая компания сама определяет список расходов, формирующих фонд оплаты труда.

Для чего необходим ФОТ

Информация из фонда оплаты труда поможет заполнить статистическую отчетность, проанализировать производственную деятельность, рассчитать среднюю зарплату персонала, увидеть ее динамику.

ФОТ позволит понять, есть ли возможность найти новых сотрудников, не меняя установленные в компании размеры оплаты труда. Анализируя информацию за истекший период, можно запланировать фонд оплаты труда на следующий месяц, квартал или целый год.

С использованием ФОТ получится рассчитать коэффициенты эффективности фонда. Один из способов — найти соотношение между изменением размера фонда и прибыли за аналогичный период времени. Если за истекший год рост фонда достиг 10%, а чистая прибыль повысилась на 15%, то выросшие расходы на фонд целесообразны. Но расчеты должны быть комплексными, включая, например, модернизацию оборудования, конкурентоспособность продукции, компетентность руководства.

Что входит в фонд оплаты труда

ФОТ включает следующие виды выплат:

• Заработную плату сотрудников за труд в денежной или натуральной форме.

• Компенсационные выплаты. Это надбавки и добавки, в том числе за работу в сложных условиях — ночью, в выходные, в неблагоприятном климате.

• Премии, бонусы, прочие стимулирующие выплаты, которые входят в систему оплаты труда и регулируются корпоративными нормативными актами.

• Отпускные по ежегодному основному, дополнительному и т. д. виду отпуска.

• Пособия по временной утрате трудоспособности за первые 3 дня заболевания, которые работодатель перечисляет за свой счет.

• Выходное пособие при уходе сотрудника из компании.

• Компенсация за питание, сотовую связь, проезд до места трудоустройства.

• Покрытие простоя при условии, что в нем сотрудник не виноват.

• Страховые взносы (и они представляют собой расходы компании на сотрудников).

Есть и выплаты, которые нельзя включать в ФОТ:

• Выплаты от СФР, а не от работодателя — например, оплата больничного с 4 дня заболевания, однократная выплата при появлении ребенка на свет.

• Выплаты, которые перечисляются время от времени по важным событиям — на юбилей, смерть близкого родственника, лечение сотрудника (не из-за профессионального заболевания или полученной травмы).

Указанные выше выплаты не входят в ФОТ, потому что они начисляются не в связи с работой сотрудников.

Выплаты по договорам ГПХ не входят в ФОТ. Специалисты, которые выполняют для компании работы или оказывают услуги по ГПХ, не включены в ее штат.

Как рассчитывается ФОТ

Фонд оплаты труда — сумма его составных частей, которые определяются каждой компанией в индивидуальном порядке.

Примерная формула для расчета: ФОТ = ЗП + НБ + СВ + ОТП, где ЗП – зарплата, НБ – надбавки, СВ – страховые взносы, ОТП – отпускные.

Формула может содержать и другие элементы, регулируемые корпоративными локальными актами. Она может быть краткой или подробной.

Если значения для формулы берутся из регистров бухучета, то для расчета необходимо сложить значения по кредиту 70 счета («Расчеты с персоналом по оплате труда») с дебета счетов:

• 20 с операциями для «Основного производства».

• 25 для «Общепроизводственных расходов».

• 26 для «Общехозяйственных расходов».

• 08 для «Вложений во внеоборотные активы».

• 91 для «Прочих доходов и расходов».

Смета ФОТ

Смета ФОТ позволяет грамотно расходовать зарплатные средства. Проводить расчеты рекомендуется с ежемесячной или ежеквартальной разбивкой.

Смета показывает направления использования средств и суммы частей ФОТ. Дополнительно смета содержит список категорий сотрудников (администраторы, менеджеры и т. д.). Благодаря такой разбивке можно проанализировать направления использования средств и суммы компонентов фонда.

Смета ФОТ позволяет обеспечить грамотное и эффективное планирование, что особенно актуально для больших компаний.

Планирование ФОТ включает такие этапы:

1. Сбор информации о структуре компании, объеме штата и его движении, о средней заработной плате, плановых производственных показателях.

2. Изучение штатного расписания и корпоративных локальных актов.

3. Расчет примерного количества персонала на тот или иной период времени.

4. Выбор структуры планирования.

5. Оформление сметы.

6. Выбор подходящего способа расчета ФОТ и проведение самих расчетов.

Анализ использования ФОТ

Анализ использования фонда оплаты труда позволяет выяснить, почему фактические расходы отличаются от запланированных, соотнести темпы роста зарплаты с повышением производительности, найти резервы для оптимизации оплаты трудовой деятельности. Анализ поможет составить список мероприятий, которые улучшат расходование средств ФОТ.

Чтобы проанализировать использование средств ФОТ, необходимо разделить фонд на две части — постоянную (зарплаты, дополнительные выплаты и отпускные для сотрудников на повременной работе) и переменную (расходы на оплату труда для сотрудников на сдельной работе).

Постоянная часть фонда требует использования конкретных факторных моделей анализа. Необходимо изучить, как на ФОТ влияют некоторые факторы: среднесписочная численность, средняя зарплата сотрудника за день и год, длительность смены, количество дней, которые сотрудник отработал за год.

Переменная часть фонда требует использования других показателей. На нее преимущественно влияют степень трудоемкости производства единицы продукции и расходы на ее производство.

Недостаточно просто анализировать фонд зарплаты, сопоставляя его показатели с аналогичными данными прошедшего периода и запланированными данными. Необходимо принимать в учет все нюансы, которые влияют на фонд: обновился ли ассортимент продукции, увеличились ли объемы производства.

Чтобы средства ФОТ расходовались грамотно, следует придерживаться такого правила: скорость роста результативности труда должна быть больше, чем скорость роста оплаты труда. Результативность труда — усредненная выработка сотрудника за конкретный промежуток времени.

Почему не следует экономить на размере ФОТ

Если компания стремится сэкономить на ФОТ, она рискует столкнуться с негативными последствиями. Небольшая зарплата, отсутствие компенсаций и стимулирующих выплат снижают производственные показатели, а это напрямую влияет на прибыль. Сотрудники начинают массово увольняться, их производительность труда неудовлетворительная, у некоторых лиц может возникнуть желание добиться справедливого вознаграждения за счет корпоративного имущества. Заинтересоваться низкими зарплатами может и ФНС.

Справка о ежемесячном ФОТ

Компании необходимо иметь при себе документ о ежемесячном фонде ФОТ.

Справка поможет получить кредит в банке, подтвердить законную деятельность (доказав, что деньги, которые снимаются со счета, используются для оплаты труда сотрудников). Справку могут запросить и уполномоченные лица — представители страхового фонда, налоговой службы. Бюджетным организациям иметь документ о ежемесячном ФОТ необходимо.

Справка может содержать сведения о размере ФОТ за произвольный период времени — необязательно за месяц. Можно составить ее на основе планируемых или фактических сумм выплат. Допустимо рассчитывать дневной или даже часовой ФОТ: первый позволит проанализировать издержки, второй — установить почасовую ставку работника.

Законодательство не определяет единой формы документа. Можно составить собственный шаблон, включив в него все необходимые данные, или воспользоваться образцами из интернета.

Подводим итоги

• Фонд оплаты труда включает выплаты, начисляемые в связи с трудовой деятельностью. Они являются регулярными и прогнозируемыми. К ним относятся зарплата, премия, компенсации, доплаты, надбавки, социальные выплаты.

• Есть отдельные формулы для расчета ФОТ и шаблоны документов для его оформления.

• При создании ФОТ нужно учитывать положения ТК и бухучета, зарплатные корпоративные акты (коллективный договор, положения о премировании и зарплате).