Машиночитаемая доверенность: что это такое, как оформить и использовать в 1С

С начала 2023 года организации и ИП, планирующие подключить своих сотрудников к ЭДО, перейдут на обязательное использование машиночитаемых доверенностей, которые они будут оформлять своим работникам. Рассказываем, что из себя представляет машиночитаемая доверенность, как ее можно оформить и использовать в программах 1С.

Понятие МЧД, и зачем она нужна

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронный документ, подписанный сертификатом электронной подписи руководителя организации или ИП и подтверждающий полномочия физлица подписывать от имени компании электронные документы и передавать их в другие компании и учреждения. Например, в налоговую инспекцию, государственные внебюджетные фонды или контрагентам.

МЧД является полноценным аналогом бумажной доверенности, оформляемой сейчас на сотрудников компании, и имеет равную с ней юридическую силу. В отличие от бумажной доверенности, МЧД преимущественно предоставляет полномочия на работу именно с электронными документами и всегда совершается в таком формате, который позволяет проверять ее подлинность в автоматическом режиме, без участия сотрудников контрагентов или представителей контролирующих ведомств и структур (ФНС, ПФР и т.д.).

О сроках поддержки законодательных изменений, касающихся работы с МЧД, см. в «Мониторинге законодательства» в разделе «Машиночитаемые доверенности». 

Главной целью МЧД является подтверждение полномочий на подписание электронных документов и совершение других юридически значимых действий в рамках ЭДО. 

С 1 января 2023 года сотрудники компаний (кроме руководителей), представляющие их в отношениях с контрагентами и контролирующими органами, должны использовать сертификаты физических лиц. Данные сертификаты не будут иметь никакой привязки к компании-работодателю, и при подписании документов электронной подписью физическим лицом, представляющим компанию, полномочия представителя необходимо подтвердить доверенностью.

Поскольку при работе с электронными документами в рамках ЭДО подтвердить полномочия на подписание и передачу того или иного документа с помощью обычной «бумажной» доверенности довольно проблематично, требуется оформление именно МЧД. При этом использование МЧД уже в самом ближайшем будущем станет обязательным.

Как будет использоваться МЧД

В настоящее время применение и использование МЧД не является обязательным. Электронные документы от имени компаний можно подписывать квалифицированными электронными подписями самих компаний, в которых указывается Ф.И.О. владельца, а также наименование компании, в интересах которой владелец подписи и действует. Но уже через несколько месяцев механизм работы с электронными документами изменится.

Подписание документов организаций и ИП будет производиться либо руководителем (действует без доверенности), либо уполномоченными работниками, действующим уже от своего имени, без привязки к компании. Для этого вместо сертификатов электронных подписей юрлиц и ИП будут использоваться личные электронные подписи работников организаций и ИП, полученные ими как обычными физлицами (не работниками конкретных компаний). Однако для подтверждения полномочий на подписание электронных документов компании личной электронной подписью ее работника последнему как раз и понадобится МЧД, выданная руководителем компании.

Новые правила должны вступить в силу с 1 января 2023 года (Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ). Не исключено, что указанная дата будет перенесена на более поздний срок.

Напомним, Минцифры уже подготовило законопроект, который предлагает перенести срок перехода на обязательное применение МЧД на 1 сентября 2023 года, но это не мешает организациям и ИП добровольно перейти на использование МЧД уже в текущем, 2022 году. Применение МЧД рано или поздно все равно станет обязательным, и чем раньше компания перейдет к оформлению МЧД на своих работников, тем больше времени у нее будет для освоения новых требований к работе с электронными документами.

Как оформить МЧД

Переход к новому порядку подписания электронных документов начинается с оформления электронной подписи работника, которому будет доверена работа с документами в рамках ЭДО. Оформить такую подпись можно в любом коммерческом удостоверяющем центре. Например, используя сервис 1С:Подпись.

После получения работником электронной подписи на него нужно будет оформить собственно саму МЧД. Сделать это можно непосредственно в программах 1С в модуле ЭДО или модуле 1С:Отчетность. Также доверенность можно оформить через специальный сервис ФНС (опция «Создание xml-доверенности»).

В будущем ожидается, что каждое контролирующее ведомство будет устанавливать свой собственный формат МЧД для приема документов от организаций и ИП. Сейчас этого пока нет, и МЧД разрешается оформлять произвольно. Но в любом случае МЧД должна соответствовать обязательным требованиям, установленным действующим законодательством и иметь в своем составе все необходимые реквизиты и сведения. Требования к содержанию МЧД утв. в соответствии с приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857. Так, доверенность должна содержать:

• наименование документа;
• сведения о доверителе (для ИП – Ф.И.О., СНИЛС, ИНН, регистрационный номер, для организации – наименование, адрес, ИНН, основной государственный регистрационный номер, КПП и сведения о руководителе);
• сведения о представителе (Ф.И.О., дату рождения, серию и номер паспорта, дату его выдачи, наименование и код органа, выдавшего паспорт, СНИЛС и ИНН);
• дату совершения доверенности;
• срок действия доверенности (при его наличии);
• перечень полномочий представителя;
• номер доверенности;
• усиленную квалифицированную электронную подпись, которой подписана доверенность;
• возможность передоверия доверенности.

МЧД создается в электронной форме в формате XML и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации. Если доверенность создается для передачи в информационную систему, в которой не реализована возможность автоматизированной обработки и визуализации МЧД, она может быть составлена в машиночитаемой форме в формате pdf (приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858).

Создав работнику МЧД, ее нужно подписать электронной подписью руководителя организации или ИП, а также зарегистрировать в ФНС. После этого сведения о сотруднике, на которого была оформлена МЧД, добавляются в учетную запись ЭДО, где указывается сертификат электронной подписи сотрудника и номер оформленной доверенности.

Храниться электронная доверенность может как в используемой компанией информационной системе, так и у оператора ЭДО. Также сведения об электронной доверенности хранятся в государственных информационных системах, в которые компания направляет свои электронные документы, на сервере ФНС и в информационных системах компаний-контрагентов.

Как создать МЧД в 1С

В программах 1С создать машиночитаемую доверенность организации можно следующим способом:

• в списке организаций открыть карточку необходимой организации и перейти по команде ЭДО – Машиночитаемые доверенности;
• в общем списке МЧД в разделе доверенностей организации по кнопке Создать на вкладке Доверенности организаций.

Откроется карточка регистрации машиночитаемой доверенности, в которой необходимо заполнить данные. Некоторые поля заполняются автоматически, например, при выборе организации заполняются поля с ее данными.

При заполнении заявки на регистрацию доверенности обратите внимание на следующие реквизиты:

• номер доверенности генерируется автоматически;
• срок действия доверенности может быть указан датой или текстом с информацией о том, при каких условиях доверенность считается действительной (пока не используется в рамках пилота ФНС). Дату окончания использования доверенности нельзя поставить меньше текущей, программа выдаст предупреждение;
• передоверие – разрешено или нет;
• сведения о доверителе – указывается организация, физическое лицо и должность доверителя;
• сведения о представителе – указываются данные представителя;
• рег. № доверенности основания (используется при передоверии).

Важно, чтобы у представителя была полностью заполнена карточка информации. Программа проверит заполнение всех реквизитов и выдаст сообщение, если данные будут не до конца заполнены.

После заполнения данных необходимо подписать доверенность по одноименной команде Подписать и отправить. После чего появится окно Подписание электронного документа для выбора сертификата и ввода пароля. Далее необходимо нажать кнопку Подписать.

Если ранее в этом сеансе был проставлен флаг Запомнить на время сеанса пароль от данного сертификата, то окно подписания не появится.

После создания и подписания МЧД компания-доверитель должна зарегистрировать доверенность в узле распределенного реестра МЧД ФНС, а также зарегистрировать сертификат физического лица в учетной записи организации ЭДО и приложить к нему соответствующую МЧД. В дальнейшем при подписании документов сертификатом машиночитаемая доверенность подбирается автоматически.

В целях регистрации сертификата и МЧД у оператора ЭДО сертификат должен быть установлен на ПК в разделе Личные и проходить проверку в программе криптографии (КриптоПРО CSP). Далее администратор или иной пользователь с подходящими правами должен добавить сертификат в программе 1С в справочник Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования. Пользователь, у которого нет прав на прямой доступ к справочнику, может попасть в него только по ссылке.

Для этого администратору или иному пользователю с подходящими правами необходимо зайти в справочник Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования, нажать кнопку Получить ссылку и отправить ее пользователю, у которого нет прямого доступа к справочнику.

После того как сертификат будет заведен в данном справочнике, его необходимо добавить в учетную запись организации в сервисе 1С-ЭДО. Для этого необходимо открыть список учетных записей в меню Администрирование – Обмен электронными документами – Учетные записи ЭДО.

Добавить новый сертификат физического лица можно по соответствующей кнопке Добавить. В учетной записи появится новая строка с сертификатом физического лица и указанием машиночитаемой доверенности. Чтобы сохранить изменения, необходимо нажать кнопку Записать и закрыть. При этом откроется окно Подписание регистрационных данных на подключение к сервису 1С-ЭДО, в котором подтверждаем подписание по кнопке Подписать.

На данном этапе настройка МЧД окончена, теперь можно отправлять и принимать документы, подписанные подписью физических лиц с указанием машиночитаемой доверенности.

Обратите внимание, что на время регистрации МЧД находится в статусах Подписана и В реестре ФНС: Отправлена. Через 3–5 минут после отправки необходимо зайти в отправленную МЧД и проверить статус регистрации. Как только МЧД будет зарегистрирована, в ее карточке появится соответствующий статус В реестре ФНС: Зарегистрирована и кнопка Отозвать. Теперь можно пользоваться созданной МЧД. После создания МЧД перед первым ее использованием необходимо подождать около 15 минут.

Как работать с МЧД

После внесения сведений о доверенности в используемые информационные системы сотрудник получает право на самостоятельное подписание электронных документов от имени организации своей электронной подписью физлица. При этом каждый подписываемый электронный документ автоматически будет дополняться и сведениями о доверенности, на основании которой действует работник. Иными словами, направляя подписанные документы своим контрагентам или контролирующим органам, компания одновременно будет направлять им и сведения об МЧД.

Например, при направлении контрагентам универсальных передаточных документов (УПД) и универсальных корректировочных документов (УКД) данные документы уже будут содержать в своем составе ИД МЧД подписавшего их сотрудника. Если компания планирует не только обмениваться со своими контрагентами УПД и УКД, то имеет смысл направить им необходимые МЧД произвольным документом по ЭДО.

В решениях 1С при отправке документов программа автоматически определяет, необходима ли в данном случае доверенность, подбирает последнюю из использованных (если в программе несколько МЧД) и сопоставляет данные документа с данными сертификата. После этого запрашивает пароль к подписи.

Если автоматически не получается подобрать подходящую доверенность, то программа предоставляет возможность выбрать другой сертификат. И на экране появляется следующее окно.

После того как доверенность выбрана, выполняется автоматическая проверка. Программа выдаст предупреждение, если при проверке обнаружится хотя бы один из пунктов, перечисленных ниже:

• подпись неверна;
• данные о доверенности некорректны;
• данные о документе;
• данные о представителе или доверителе.

Работа с МЧД поддерживается для подписания документов на клиенте и на сервере. На сервере доступно подписание документа с помощью МЧД, когда можно автоматически подобрать подходящую доверенность. Из всех имеющихся МЧД будет подобрана последняя действующая доверенность.

Обратите внимание, что в программе не предусмотрено подписание пакета документов, в котором одновременно содержатся документы, которые можно подписывать по доверенности и нельзя. Программа в таком случае будет выдавать предупреждение.

Получая подписанные электронные документы, адресат сможет легко проконтролировать их подлинность путем проверки ИД МЧД. Например, если мы говорим об УПД и УКД, то проверка МЧД в современных учетных решениях осуществляется автоматическим способом: система просто направляет соответствующие запросы в реестр МЧД на сайте ФНС и при получении подтверждения о действительности электронной доверенности дает разрешение на дальнейшую обработку полученных документов. Если применяемое учетное решение не находит сведений об МЧД, оно информирует компанию о том, что доверенность является недействительной, а документы – неподписанными.

В программах 1С при получении электронных документов автоматически выполняется проверка подписи. Если документ подписан подписью физического лица, которая не содержит ИНН организации, то программа считает, что документ должен быть подписан с указанием доверенности. Для УПД и УКД программа ищет доверенность в узле распределенного реестра МЧД ФНС, а для прочих документов ищет в справочнике Машиночитаемые доверенности контрагентов. При обнаружении доверенности она автоматически загружается из узла распределенного реестра МЧД ФНС в программу (если был поиск по узлу распределенного реестра МЧД ФНС), и выполняются следующие действия:

• сопоставление данных о доверителе, представителе в доверенности и сведений о номере доверенности в ЭД;
• проверка полномочий представителя;
• сопоставление данных о представителе в доверенности и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, которой подписан ЭД;
• сопоставление даты подписания ЭД и срок действия доверенности;
• проверка квалифицированной электронной подписи доверителя, которой подписана доверенность.

Если доверенность не найдена, то на вкладке Подписи при просмотре статуса подписи можно увидеть предупреждение.

При подписании входящего документа можно визуально самостоятельно проверить штамп и подписи. При двойном клике по строке сертификата на закладке Подписи есть возможность посмотреть информацию о сертификате и подписи документа.

По двойному клику в колонке Статус подписи на закладке Подписи откроется окно, в котором будет доступно больше информации о том, какие проверки были выполнены программой, и результат проверки (при наличии ошибок программа выдаст поясняющие комментарии). Данная информация поможет принять решение по поступившему документу – принять или отклонить его.

При проверке входящего документа может возникнуть ситуация, когда система не находит доверенность. Например, контрагент подписал сертификатом физического лица произвольные документы и забыл отправить МЧД. Тогда программа показывает, что подпись не прошла проверку и объясняет, что доверенность не найдена.

При этом за компаниями сохраняется право в любой момент отменить выданные работникам МЧД. Отменить доверенности можно в своей информационной системе, у оператора ЭДО или при помощи сервиса ФНС. Для отмены потребуется указать номер отменяемой доверенности и причину ее отмены (например, увольнение работника организации).

В программах 1С отозвать доверенность можно по команде Еще – Пометить отозванной.

Откроется карточка машиночитаемой доверенности, в которой необходимо перейти по команде Еще – Пометить отозванной. В открывшемся окне необходимо ввести дату, с которой доверенность будет считаться отозванной, и нажать кнопку Пометить отозванной.

После чего доверенность автоматически получит статус Отозвана. Теперь необходимо сообщить об отзыве контрагентам, которым ранее отправляли данную доверенность. Контрагентам лучше сообщить, чтобы и они отметили ее в качестве отозванной. Обратите внимание, что подобный порядок работы с отозванными МЧД носит временный характер. В следующих версиях программы ручной синхронизации не потребуется.

Как в 1С загрузить МЧД из узла распределенного реестра МЧД ФНС

В программе 1С есть возможность вручную загрузить доверенность из узла распределенного реестра МЧД ФНС в общем списке доверенностей. Загрузить можно как доверенности организации, так и доверенности контрагентов по команде Еще – Загрузить из реестра ФНС.

В открывшемся окне при загрузке доверенности организации указывается доверитель и номер загружаемой доверенности. После чего происходит поиск доверенности в узле распределенного реестра МЧД ФНС и загрузка в базу.

В случае с загрузкой доверенности контрагента указывается требуемый контрагент и номер доверенности. После ввода данных производится загрузка доверенности из узла распределенного реестра МЧД ФНС в программу, при этом открывается карточка новой загруженной доверенности. Если же такая доверенность ранее уже была загружена в базу, тогда открывается окно найденной доверенности.

Как в 1С загрузить МЧД из файла

МЧД можно получить не только из узла распределенного реестра МЧД ФНС, но и по электронной почте или через мессенджеры. Для этого в программе существует возможность загрузить МЧД из файла. При загрузке МЧД проверяется соответствие файла утвержденному формату и соответствие подписи полученного файла. Загрузка производится в окнах Машиночитаемые доверенности контрагентов или Машиночитаемые доверенности организаций по кнопке Загрузить из файла.

Если все проверки прошли успешно, то МЧД загружается в базу со всеми реквизитами.

Как в 1С отправить МЧД по ЭДО произвольным документом

В программе предусмотрена альтернативная возможность передачи МЧД – передача в виде произвольного документа. В таком случае МЧД передается в виде zip-архива, состоящего из нескольких файлов: данные МЧД – в формате xml, подпись и представление МЧД – в формате pdf.

Для формирования и отправки документа необходимо в карточке МЧД перейти по команде Еще – ЭДО – Отправить контрагенту.

Программа формирует произвольный документ, в котором необходимо выбрать контрагента.

После заполнения информации данный электронный документ необходимо отправить по соответствующей кнопке Подписать и отправить. Такой документ имеет вид Машиночитаемая доверенность и на стороне получателя распознается как машиночитаемая доверенность (только в программе 1С).

Входящие МЧД отображаются в программе следующим образом.

Если включена область предпросмотра, то будут видны реквизиты МЧД. Также в программе есть возможность просмотреть все документы, подписанные конкретной машиночитаемой доверенностью. Сделать это можно, выделив машиночитаемую доверенность и нажав команду ЭДО – Открыть электронные документы. Отправка и просмотр электронных документов по МЧД также доступны и в форме самой МЧД по команде Еще – ЭДО – Открыть электронные документы.

При использовании данной команды откроется окно со списком документов, подписанных данной МЧД. Помимо этого, список документов, подписанных конкретной МЧД, можно увидеть на вкладке Подписанные документы в карточке МЧД.

Источник: https://buh.ru/articles/documents/153081/