Как организовать в 1С централизованный учет с ЭДО для учреждений

В соответствии с законодательством РФ ведется централизация учреждений и учетных функций. При этом необходим электронный документооборот (ЭДО) между центром обработки данных (ЦОД) и учреждениями, передавшими ему полномочия по ведению учета. Эксперты 1С рассказывают, как организовать бухгалтерский ЭДО с помощью программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2.

Нормативное регулирование

В соответствии с Бюджетным кодексом РФ (п.6 ст.264.1 БК РФ) по решению Правительства РФ, высшего исполнительного органа субъекта РФ, местной администрации полномочия федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов субъектов РФ, органов местной администрации (их территориальных органов, подведомственных казенных учреждений) по ведению бюджетного учета, включая составление и представление бюджетной отчетности, консолидированной отчетности бюджетных и автономных учреждений, иной обязательной отчетности, формируемой на основании данных бюджетного учета, по обеспечению представления такой отчетности в соответствующие государственные (муниципальные) органы могут быть переданы Федеральному казначейству, финансовому органу субъекта РФ, финансовому органу муниципального образования в соответствии с общими требованиями, установленными постановлением Правительства РФ от 27.12.2019 №1890 (далее – Постановление №1890). 

Взаимодействие уполномоченного органа, уполномоченных организаций и субъектов централизованного учета обеспечивается информационной совместимостью государственных (муниципальных) информационных систем и информационных ресурсов, средствами которых осуществляется формирование и обмен информацией и документами в электронном виде (в форме электронных документов (ЭД)), межведомственным обменом информацией, однозначной идентификацией объектов правоотношений в правовых актах при осуществлении централизуемых полномочий (п.5 Постановления №1890).

В настоящее время законодательно предусмотрено формирование и хранение в электронном виде первичных документов, подписанных электронной подписью (п.5 ст.9 Закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а также установлен приоритет электронных документов перед бумажными носителями для бухгалтерского учета организаций бюджетной сферы (п.32 Стандарта «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 №256н).

В целях обеспечения реализации централизованных моделей ведения бухгалтерского учета в соответствии с бюджетным законодательством РФ Минфином России в рамках реализации ведомственного проекта «Электронный СМАРТ-контроль (контроллинг) и учет государственных финансов для управленческих решений» осуществляется разработка альбома унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета (унифицированных форм электронных первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета). 

Приказами Минфина России от 15.06.2020 №103н, от 15.04.2021 №61н (в ред. от 30.09.2021 №142н, от 28.06.2022 №100н, от 07.11.2022 №157н, от 30.10.2023 №174н) поэтапно вводятся новые унифицированные формы электронных документов и регистров учета. В настоящее время введено в действие 49 унифицированных электронных документов (по учету финансовых и нефинансовых активов, оформлению результатов инвентаризации и др.).

При передаче полномочий по ведению учета специализированному центру обработки данных (централизованной бухгалтерии, ЦБ) документы формируются в субъектах централизованного учета и отражаются в учете централизованной бухгалтерией.

С введением в действие указанных приказов Минфина России по утверждению электронных документов в 1С приходят вопросы от специализированных центров бухгалтерского учета по реализации электронного документооборота.

Пример

Муниципальное казенное учреждение «Централизованная бухгалтерия учреждений образования муниципального образования Н-ский район» ведет бухгалтерский учет обслуживаемых учреждений в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ» редакции 2. Документы, полученные от поставщиков через систему ЭДО, учреждения передают в ЦБ в бумажном виде для внесения в БГУ 2 ПРОФ и дальнейшего ведения учета в программе. Есть ли единое решение для автоматизации процесса подписания внешних (от поставщиков) и внутренних документов обслуживаемых учреждений и автоматического попадания их в базу БГУ 2 ПРОФ Централизованной бухгалтерии?

Документы, полученные от поставщиков через систему ЭДО, учреждения передают в ЦБ в бумажном виде для внесения в БГУ 2 ПРОФ и дальнейшего ведения учета в программе. Есть ли единое решение для автоматизации процесса подписания внешних (от поставщиков) и внутренних документов обслуживаемых учреждений и автоматического попадания их в базу БГУ 2 ПРОФ Централизованной бухгалтерии?

Ответ на подобные вопросы, как организовать электронный документооборот между ЦБ и обслуживаемыми учреждениями, приведен в письме Минфина России от 14.03.2019 №02-06-10/16861. 

В соответствии с пунктом 3 статьи 9 Закона №402-ФЗ лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лица, ответственные за ведение бухгалтерского учета, осуществляют систематизацию, обобщение и (или) группировку в регистрах бухгалтерского учета информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности. 

Учитывая, что передача ведения бюджетного (бухгалтерского) учета централизованной бухгалтерии предполагается в целях оптимизации процесса ведения бухгалтерского учета, повышения оперативности и качества формирования информации о результатах деятельности субъекта учета, взаимодействие между субъектом учета, передающим полномочия, и ЦБ целесообразно осуществлять на основе формирования электронных документов с применением единой информационной системы. Таким образом, централизация бухгалтерского учета должна, по мнению Департамента, основываться, прежде всего, на единых информационных технологиях документооборота (электронного документа), унификации процессов, регламентов.

Поскольку в настоящее время для унифицированных форм электронных документов не утверждены форматы обмена в структурированном виде, электронный документооборот возможен, только если централизованная бухгалтерия и субъекты учета, передавшие полномочия по ведению учета ЦБ, работают в единой информационной среде.

Такой средой может быть программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 (см. рисунок).

Рисунок. Бухгалтерский ЭДО в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» (ред. 2)



Централизованный учет с ЭДО в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»

Программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 предоставляет возможность ведения бухгалтерского учета как одного учреждения, так и группы учреждений в одной информационной базе. В БГУ 2 версий ПРОФ и КОРП реализованы все первичные документы и регистры учета как электронные документы. Возможен как внутренний ЭДО, так и обмен электронными документами с контрагентами (сервис 1С-ЭДО) и контролирующими органами (сервис 1С-Отчетность) с применением утвержденных форматов обмена или форматов 1С.

В БГУ 2 ПРОФ для составления внутренних учетных документов в форме электронных документов и их подписания в соответствии с пунктом 1 Приложения №5 к Приказу №61н простыми (ЭП) и квалифицированными электронными подписями (ЭЦП) можно воспользоваться механизмом внутреннего электронного документооборота на основе печатных форм документов (внутренний ЭДО).

Внутренний ЭДО в БГУ 2 ПРОФ – это инструмент подписания электронных документов. Предполагается, что к моменту начала подписания электронный документ должен быть полностью заполнен, и далее все подписанты подписывают одни и те же данные. Частичное подписание отдельных разделов документа не поддерживается – для этого можно использовать внутренний ЭДО на базе подсистемы «Процессы обработки документов» БГУ 2 версии КОРП.

Для организации ЭДО между ЦБ и обслуживаемыми учреждениями рекомендуется БГУ 2 версии КОРП, которая предоставляет все необходимые инструменты для оформления и подписания электронных документов:

• поэтапную обработку документа несколькими ответственными исполнителями;
• разграничение ответственности по реквизитам, разделам документа между ответственными исполнителями;
• подписание данных документа в зоне ответственности при помощи ЭП или ЭЦП и последующее хранение этих данных;
• защиту подписанных данных документа от несанкционированных исправлений.

Для пользователей других версий «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» предусмотрен апгрейд. 

Источник https://buh.ru/articles/kak-organizovat-v-1s-tsentralizovannyy-uchet-s-edo-dlya-uchrezhdeniy.html