Нужно ли автоматизировать поиск и подбор персонала в компании: за и против

Почему чаще всего малый и средний бизнес пренебрегает автоматизацией

Ответ простой: все упирается в экономику.

Зачастую малому и среднему бизнесу автоматизация не дает ощутимого экономического эффекта.

Во-первых, такая автоматизация может еще больше усложнить процессы. Например, кадровый электронный документооборот (КЭДО) может только добавить работы: если раньше для согласования требовались визы только двух участников процесса, то при автоматизации возникнет более длинная цепочка.

Именно поэтому необходимо, чтобы сам бизнес-процесс был готов к автоматизации, или же должно быть четкое понимание ожидаемого от нее результата.

Во-вторых, дороговизна инновационных решений часто может отталкивать. Однако в действительности можно подождать какое-то время и получить продукт по более доступной цене.

Как мы знаем, все инновации со временем становятся дешевле, так как вендоры начинают оптимизировать свои затраты, уменьшать себестоимость и создавать коробочные решения.

За последние несколько лет множество сервисов значительно снизили цены, появилось много предложений по автоматизации во всех сегментах рынка.

Если, например, 5 лет назад ATS (applicant tracking system) была привилегией только для компаний с большим бюджетом или высокой потребностью, то сейчас предприятия такое решение покупают за несколько тысяч рублей в пару кликов на сайтах, самостоятельно их внедряют, настраивают, добавляют пользователей и начинают работать.

Какому бизнесу нужно автоматизировать HR-процессы и зачем

Автоматизировать процессы в HR-отделе можно всем, но важно понимать зачем.

Что в малом, что в среднем бизнесе, и особенно в сегменте Enterprise, очень важно, кто эту инициативу запускает и кто ведет процесс автоматизации на стороне компании-заказчика.

Если лидер четко понимает итоговую цель автоматизации, то процесс внедрения выходит гладким.

Главное, чтобы автоматизация не была ради автоматизации. Она должна быть все-таки ради какой-то цели.

Например, если мы говорим про внедрение автоматизированного подбора сотрудников, надо четко понимать, с какими кандидатами ведется работа, какие каналы коммуникации используются, может ли компания себе позволить автоматизированно взаимодействовать с кандидатом. 

Кроме того, нужно четко понимать, как процесс подбора персонала выстроен вручную с точки зрения подачи заявки на подбор, согласования ФОТ, с каким бизнес-заказчиком рекрутер взаимодействует.

Если в ручном режиме процесс не отлажен, то автоматизация не принесет ожидаемые плоды.

Какие процессы надо автоматизировать, а какие продолжить вести вручную

Здесь важно соблюсти баланс.

Например, клиенты нас часто спрашивают, почему бы не перевести коммуникацию с кандидатом в чат-бот, ведь ответы кандидата будут оцифрованы, и это высвободит время рекрутера.

Однако есть моменты, в которых важно сохранять индивидуальный подход.

Допустим, вы ищете инженера уникального станка, их на рынке в пределах десяти человек. У вас 3 варианта: обучить, схантить или отслеживать каждый день, не вышел ли кто-то из них на рынок труда.

Разумеется, коммуникацию с таким человеком нельзя перекинуть на чат-бота, кандидат просто не станет с ним общаться. Он подумает: что это за работодатель, который не может даже позвонить.

Если же мы говорим про массовый сегмент, к примеру, кассиров супермаркетов, то им не не так сильно важен бренд, в чьем магазине работать, потому что условия работы очень похожи. Такой кандидат выбирает по своим критериям: дополнительные плюшки, ближайший к дому магазин, заработная плата.

Чат-бот в этом случае станет для соискателя удобным инструментом взаимодействия с работодателем в привычном канале, например WhatsApp.

В зависимости от компании автоматизация может быть уместна в разных частях.

Если мы вернемся к инженеру, то после личной коммуникации на этапе выставления офера можно добавить автоматизацию. Здесь рекрутеру можно не собирать по шаблону текст предложения о работе, это можно делать автоматически.

Какие HR-ПО существуют в России, каковы их преимущества и недостатки

Говоря об отечественных HR-ПО, можно разделить их по тому, насколько большую часть процессов может забрать на себя вендор.

Например, мы в Skillaz помогаем автоматизировать весь процесс: подбор, адаптацию, обучение, карьерное развитие, взаимодействие с сотрудниками через сервисы обратной связи и так далее. Есть вендоры, которые сконцентрированы на каком-то конкретном продукте: ATS, адаптация, обучение, КЭДО и другие.

Также всех вендоров можно условно поделить по целевой аудитории.

Мы работаем с сегментом enterprise. Вендоры, ориентированные на малый и средний бизнес, в основном сфокусированы на развитии коробочной версии, которую можно запустить за один день.

Каждый продукт по-своему хорош, и если клиент выбрал подходящий под свои цели, он точно не будет расстроен.

Чаще всего недовольство возникает тогда, когда в продукт не попадают: попытались сэкономить там, где этого делать не стоило, или наоборот, потратили денег больше, чем надо было, но не получили нужную экономическую эффективность.

Что касается преимуществ российского ПО, то когда вендор из России, вероятнее всего, он очень хорошо знает юридические и правовые законы рынка.

Значит, такое ПО будет отвечать нужным ФЗ, будет полностью безопасным для клиента, и у него выстроена вся механика по сбору, обработке, хранению и удалению этих данных.

Чаще всего такие вендоры проходят процедуру дополнительной квалификации, являются операторами персональных данных и состоят в реестре отечественного ПО.

Из недостатков можно выделить низкую конкуренцию на российском HR-Tech-рынке. Если мы говорим про какие-то большие комплексные решения, например HCM (human capital management), который охватывает весь спектр HR-решений от подбора до увольнения сотрудника из компании, то таких вендоров совсем мало на рынке. 

Когда отсутствует конкуренция, развитие продуктов идет медленнее.

Кроме конкуренции, на развитие влияет и еще один фактор.

HR-департаменты все еще не обладают достаточными бюджетами для привлечения большого количества вендоров. То есть рынок HR-Tech сейчас не самый привлекательный для новых стартапов.

Пока в России не приняли тот факт, что HR-процессы требуют серьезного финансирования, и поэтому почти всегда требуется сделать очень круто, но как можно дешевле.

Сколько времени занимает внедрение HR-ПО

Внедрение может занимать от одного дня до бесконечности. Коробочное решение обычно внедряется быстро, до двух недель.

Но у нас есть клиенты, с которыми мы работаем более 5–7 лет, поскольку после внедрения ПО мы продолжаем заниматься его развитием. Процессы разработки, ввод пилотов новых проектов, масштабирование их на всю корпорацию не заканчиваются и по сей день.

Если мы говорим про кастомное внедрение одного продукта, когда не процесс подстраивается под продукт, а продукт — под процесс, то здесь оптимальный срок — это 3 месяца.

В этот период мы проводим ряд мероприятий с заказчиком, такие как предпроектное обследование, глубинные интервью, проверка гипотез на фокус-группах и прочее. Все эти объемные работы позволяют точно внедрить то, что необходимо клиенту.

Если говорим про полный цикл HR-автоматизации, когда заказчик внедряет не одно решение, а сразу несколько — например, автоматизированный подбор, адаптацию и обучение, то здесь адекватный бенчмарк — полгода.

В этом случае требуется больше аналитики, чтобы один продукт не противоречил другому, чтобы они работали в едином процессе.

Но чаще всего к такой скорости не готов сам клиент. Ведь ему требуется все эти продукт внедрить и для сотрудника: подготовить документацию, продать ценность, обучить и внести правки после пилотирования.

Поэтому с организационной стороны такая HR-трансформация занимает 1–2 года, чтобы сотрудники постепенно погружались в новые сервисы и решения. 

Хороший бенчмарк внедрения одного кастомного продукта — три месяца. Комплекса продуктов — от полугода.

Каков средний срок окупаемости HR-решений

Если мы говорим про малый и средний бизнес, то тут все очень индивидуально.

Допустим, у вас компания со штатом 150 человек, и вы внедрили автоматизированную адаптацию, которая стоила 400 рублей на человека.

После внедрения вы увидели, что выход на производительность новичка вырос в 2 раза. Если раньше разработчик адаптировался три месяца, то сейчас он показывает 80% эффективности через полтора месяца.

Для бизнеса это гигантские деньги. То есть фактически окупаемость наступит месяца через два.

В этой же компании внедряем ЭДО с затратами в 5 тысяч рублей на человека. У вас появилась прозрачность, вы перестали терять контракты, сотрудники стали проще получать доступ к документам, и им стало комфортнее работать, что также косвенно влияет на удержание.

Но это уже некий пассивный эффект, который вы можете не сразу заметить, и почувствуете результат, например, через год.

В крупном бизнесе посчитать экономику, как ни странно, легче из-за больших объемов. Фактически любое улучшение видно практически сразу.

Например, уменьшили время закрытия заявки с 7 дней до 3 — в пересчете на 10 тысяч годовых заявок сразу же поняли экономическую выгоду.

Сократили или оптимизировали затраты на коммуникации с 5 до 4 рублей, сколько сэкономили в среднем за год по всем контактам с кандидатом или сотрудником — увидели эффект.

В целом экономический эффект на больших проектах достигается на втором году.

Нужно ли дополнительно обучать сотрудников

Безусловно, у любого вендора всегда есть программы обучения. Бывают бесплатные сессии, когда вендор рассказывает о новинках и том, как ими пользоваться.

У нас есть, например, отдельная программа обучения экспертов, на которой мы выдаем еще и сертификат. Мы расширенно обучаем специалистов внутри компании, чтобы они могли администрировать процессы в Skillaz.

У нас есть low-code-инструменты, благодаря чему можно без участия разработчиков изменять бизнес-процессы внутри компании, для работы с которыми требуются специальные навыки.

Некоторые клиенты с радостью покупают такое обучение, и это им потом приносит экономическую выгоду, так как они перестают через нас запрашивать какие-то доработки, а делают изменения сами внутри системы.

Также мы проводим много других мероприятий, где спикеры делятся своими кейсами и опытом.

Такие форматы помогают посмотреть на процессы в разных компаниях и внедрить какие-то улучшения у себя, а также в целом сформулировать свои цели, желания и получить более глубокое понимание, что и как лучше внедрить.