Почему вам нужен кадровый ЭДО и что изменил новый закон

В соответствии с Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ положения гл. 2 ТК РФ дополняются новыми статьями, регламентирующими применение электронных документов в сфере трудовых отношений. Посмотрим, что в связи с этим меняется и как организовать кадровый документооборот.

Закон о кадровом ЭДО — сфера применения

Новая ст. 22.1 ТК РФ «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» определяет, что ЭДО в сфере трудовых отношений — это создание, подписание, использование и хранение работодателем или работником документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

В других новых статьях ТК РФ — 22.2 и 22.3, прописаны случаи невозможности применения «трудового» ЭДО в силу необходимости составления определенных видов кадровых документов на бумажном носителей. Эти случаи, как следует из рассматриваемой ст. 22.1 ТК РФ, не будут касаться применения:

• трудовых книжек (обычных и электронных);
• актов о несчастном случае на производстве;
• приказов (распоряжений) об увольнении;
• документов о прохождении инструктажей по охране труда.

«Трудовой» ЭДО будет законным при условии применения какой-либо из нижеследующих информационных систем:

• платформы «Работа в России»;
• Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА), применяемой на Госуслугах;
• корпоративной информационной системы работодателя, соответствующей требованиям законодательства.

При этом создание, подписание и представление работодателю электронных документов (как и получение их от работодателя и ознакомление с ними) должно будет происходить с помощью:

• платформы «Работа в России» (доступ к которой обеспечивается в том числе через Госуслуги), если сам работодатель применяет данную платформу в целях осуществления ЭДО;
• информационной системы работодателя, если применяется она.

Забирайте скорее бесплатный вебинар «Клерка» о подробностях кадрового ЭДО и о том, как бухгалтерам придется перестроить работу в 2022 году: вебинар уже завтра, записаться можно здесь.

Порядок введения кадрового ЭДО

Ст. 22.2 ТК РФ «Порядок ведения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот» предусматривает, что «трудовой» ЭДО не осуществляется по умолчанию: работодатель должен ввести его на основании локального нормативного акта. Каждый работник в срок, установленный соответствующим ЛНА, уведомляется о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО, как и о праве дать согласие на такой ЭДО.

Если согласие от человека не получено, то в рамках отношений с ним применяется обычный бумажный документооборот. Согласие не потребуется, если работник будет наниматься после 31.12.2021 года, не имея к тому моменту трудового стажа.

Взаимодействие работника и работодателя

Ст. 22.3 ТК РФ «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота» устанавливает, что работодатель, использующий при «трудовом» ЭДО корпоративную информационную систему или платформу «Работа в России», по общему правилу обязан использовать усиленную квалифицированную ЭЦП при заключении трудового договора. Работник, использующий те же информационные системы, должен бесплатно получить в распоряжение такую же ЭЦП.

Положениями ст. 22.3 ТК РФ также регулируется предоставление работнику по его запросу документов, связанных с работой (на основании ст. 62 ТК РФ) в электронном виде. Предусматривается размещение таких документов на портале Госуслуг (если он интегрирован с корпоративной информационной системы) либо в Личном кабинете работника на платформе «Работа в России», если она используется работодателем при «трудовом» ЭДО.

Когда применять новый закон

Федеральный закон № 377-ФЗ формально вступил в силу в день подписания (п. 1 ст. 2 закона). При этом, положения ТК РФ, касающиеся взаимодействия платформы «Работа в России» и корпоративных ИС с Госуслугами, подлежат применению с 01.09.2022 (п. 3 ст. 2 закона).

Если работодатель участвовал в эксперименте по внедрению «трудового» ЭДО в соответствии с Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ (он завершился 15 ноября 2021), он обязан применять положения закона № 377-ФЗ в трудовых отношениях, которые возникли с 16.11.2021 года. Если участник эксперимента решил по его завершении продолжить использование ЭДО, то у него есть время до 01.07.2022 на проведение необходимых подготовительных мероприятий для реализации положений закона № 377-ФЗ.

Отвечаем на основные вопросы

Что представляет собой ЭДО в трудовых отношениях?

Это создание, подписание, использование и хранение работодателем или сотрудником документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге.

Как в рамках кадрового ЭДО происходит создание, подписание и ознакомление с электронными документами?

С использованием одного из вариантов:

• платформы «Работа в России»;
• информационной системы работодателя.

Нужно ли согласие работника на применение в его отношении кадрового документооборота?

Согласие в общем случае нужно. Если согласие не получено, то в рамках отношений с сотрудником применяется бумажный документооборот. Согласие не нужно, если сотрудник без трудового стажа принимается на работу после 31.12.2021.