Как по закону внедрить ЭДО и применять электронную подпись?

Автор: Анастасия Хахулина, методист направления бюджетных проектов «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», май 2022

В конце 2021 г. Президент подписал указ об официальном закреплении в Трудовом кодексе права использовать электронный документооборот. Как это повлияет на трудовые отношения в компаниях, вы узнаете из данной статьи.

Издание локального акта в компании

Использование электронного документооборота – это право, а не обязанность. В случаях, когда компания принимает решение воспользоваться данным правом, то в первую очередь должен быть издан локально нормативный акт, где будут описано положение о введении кадрового электронного документооборота (далее КЭДО).

Положение или приказ о КЭДО обязательно должен содержать следующее:

• наименование информационной системы, в которой будет вестись электронный документооборот. Согласно закону, имеется два варианта: собственно-разработанная информационная система и платформа «Работа в России»;

• порядок доступу к выбранной информационной системе;

• перечень электронных документов, которые могут быть использованы в электронном документообороте и который определяется самостоятельно с учетом того, что КЭДО можно применять не для всех кадровых документов;

• срок уведомления сотрудников о переходе на КЭДО;

• сведения о дате введения в действия КЭДО.

Какие документы могут использоваться в КЭДО

Как было описано выше, работодатель самостоятельно утверждает перечень использованных документов для электронного документооборота.

Это могут быть:

• трудовые договоры;

• договоры о материальной ответственности;

• ученические договоры;

• договоры на получение образования без отрыва или с отрывов от производства;

• дополнительные соглашения к договорам;

• соглашения о расторжении трудовых договоров;

• приказы на увольнение сотрудников;

• уведомления об изменении определёнными сторонами условия трудового договора;

• графики отпусков;

• графики сменности;

• согласие на перевод;

• заявление об увольнении;

• другие кадровые документы (уведомления, требования, предложений, извещений, согласий и отказов, и так далее).

Уведомление сотрудников

Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. В связи с этим важно получить письменное согласие работников при введении КЭДО. В свою очередь, согласие с работником может быть подписано как на бумажном носителе, так и электронным документом. В случае, если подписывается электронное соглашение, тогда оно не должно быть направлено через выбранную информационную систему, так как данное согласие должно быть получено от сотрудника до начала использования КЭДО.

Если сотрудник дал свое согласие на использование системы КЭДО, отозвать его уже нельзя, поскольку это не предусмотрено законодательством.

В случае отказа работника работодатель не вправе применять в отношении него КЭДО. Кадровые документы несогласных работников нужно продолжать вести в бумажном виде. Однако работник вправе передумать и впоследствии согласиться на переход на КЭДО.

Информационная система

Для ведения КЭДО могут использоваться следующие информационные системы:

• данная цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений – «Работа в России». Доступ к ней можно получить, в том числе и через Единый портал государственных и муниципальных услуг;

• информационная система работодателя обеспечивает подписание электронного документа, его хранение, а также фиксирует его получение сторонами трудовых отношений (работником и работодателем).

Расходы на создание и эксплуатацию этой информационной системы несет работодатель. Вести КЭДО работодатели могут с использованием программ «1С».

Электронная подпись

После получения согласия от сотрудников о переходе на КЭДО, работодатель должен позаботиться о решении вопроса по получению электронных подписей для работников.

Для этого сначала необходимо уточнить о наличии ранее созданной у работника электронной подписи. Это можно сделать посредством направленного отдельного запроса или включив такой вопрос в уведомление о введении КЭДО. Если подпись уже имеется, то сотрудник вправе использовать ее.

В случае, если у работника нет электронной подписи, то все расходы по ее получению и использованию берет на себя работодатель.

Для подписания электронных документов работодатель может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись или усиленную неквалифицированную электронную подпись, а работники могут использовать простую электронную подпись, усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Подведем итог

Электронную подпись применяют для подписания документов, как работником, так и руководителем или бухгалтером. Например, электронная подпись применяется для кадрового учета.

Для подписания кадровых электронных документов работодателям рекомендуется использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а со стороны работника может любая из вышеперечисленных видов подписей, в зависимости от решения, принятого работодателем при переходе на КЭДО.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a112/1059666.html