Цифровая бухгалтерия – это современные технологии и подходы к работе специалиста, а не его увольнение

Благодаря заголовкам «Скоро роботы заменят человека» складывается неверное представление и предвзятое отношение к внедрению современных цифровых технологий в работу специалистов. Да, внедрение даже интеллектуальных технологий – уже не редкость, но как правило используются они для какой-то определенной области задач. Мир меняется, и бизнес вынужден подстраиваться – развивать процессы, сотрудников, технологии. Но ни одна технология не будет работать без грамотного специалиста и налаженных процессов, на сегодняшний день уж точно.

Цифровая бухгалтерия – это про вид документов

Пока сложно представить бухгалтерию без бумаги, тем не менее именно к этому мы и идем. И это не из области фантастики, давайте перечислим, с чем имеет дело бухгалтерия:

Первичные документы

• исходящие первичные учетные документы (УПД, СФ, акты, накладные) – оформление, подписание, отправка контрагенту, контроль возврата подписанного экземпляра;
• входящие первичные учетные документами – регистрация, проверка, подписание и отправка обратно контрагенту;
• внутренние первичные учетные документы (накладные на внутреннее перемещение товаров, акты о списании, авансовые отчеты и т.д.) – оформление и подписание внутри организации. 

Плюсом к перечисленным процессам, естественно, добавляется создание проводки в учетной системе. 

Регистры бухучета

• главная книга, журналы-ордера, оборотно-сальдовые ведомости и т. п. – оформление, печать и подписание ответственными за их составление.

Отчетность

• различные формы бухгалтерской и налоговой отчетности (декларация по НДС, прибыли, транспортному налогу, налогу на имущество, отчетность в пенсионный фонд и т.д.) – оформление, подготовка комплекта документов с учетом периода, представление в контролирующие органы.  

Любой документ может быть запрошен в ходе проверки. Задача бухгалтерии предъявить документ, доказав его юридическую значимость.

Цифровая бухгалтерия работает без бумаги во всех выше перечисленным процессах. Речь не про сканирование, а про реальный отказ от бумаги и переход к юридически значимому электронному документообороту. Все перечисленные документы уже сейчас можно перевести в электронный вид, нормативная база для этого готова: 

• Статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
• Пункт 5 статьи 9 и пункт 6 статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011
• № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (про первичные документы и регистры соответственно)
• Статья 169 Налогового кодекса РФ. Счет-фактура
• Статья 314 Налогового кодекса РФ. Аналитические регистры налогового учета
• Статья 93 Налогового кодекса РФ. Истребование документов при проведении налоговой проверки

Цифровая бухгалтерия – это про грамотные процессы

Крупные и средние компании, и даже небольшой бизнес, знакомы с электронным взаимодействием. Автоматизация процессов – уже не редкость, а количество программных продуктов, которые используются в работе, растет из года в год. 

Далеко за примером ходить не нужно, мы обратились в бухгалтерию собственной компании. Что используют наши специалисты: 

• учетная система (или ERP) – для отражения операций, проводок, формирования регистров;
• клиент-банк – сейчас навряд ли кто-то вспомнит, когда в последний раз в бумажном виде «общался» с банком;
• система сдачи отчетности (ССО) по электронным каналам связи для представления документов в контролирующие инстанции; 
• сервисы электронного обмена документами (СОД) с контрагентами – для юридически значимого обмена электронными документами с другими компаниями;
• система управления процессами и документами (ECM или система электронного документооборота) – для организации взаимодействия сотрудников и хранения документов. 

Процессы цифровой бухгалтерии непрерывны и охватывают все внедренные программные решения, образуя единое информационное пространство, но управляет всем специалист.

Схема процесса подготовки отчетности

Схема работы с исходящими первичными документами

Ни один процесс не подразумевает исключения человека совсем: сотрудник создает документ и инициирует процесс, в согласовании принимают участие руководители и другие ответственные сотрудники, подписание подразумевает использование ЭП руководителем. Грамотная автоматизация помогает лишь ускорить процессы, облегчает поиск документов и, возможно, предоставляет некоторые полезные сценарии для стандартных процедур. 

Интеллектуальные решения способны взять на себя рутинные операции – несложные, но иногда достаточно трудоемкие функции, например, автоматически классифицировать документы и зарегистрировать их в системе с заполнением карточек, разложить документы по папкам и даже выполнить по ним проводки При этом способ приема документа не имеет значения, это может быть формализованный или неформализованный документ от контрагента, переданный через сервис обмена, это может быть бумажный документ, пропущенный через сканер. Более сложные функции – это подбор статьи расходов из авансового отчета, например, или сравнение сумм в счете и накладной. 

Решения, которые развиваются и внедряются сегодня, призваны облегчить работу бухгалтера, а не заменить его. Ни одна система не способна развить навыки межличностного общения, работы в команде, управления проектами и группами людей – все это подразумевает постоянное взаимодействие и обмен информацией, множество дополнительных знаний из разных областей и эмпатия, в конце концов. Но быть на «ты» с технологиями – профессиональное преимущество, которое ценят не только руководители, но и простые сотрудники.